Tarjouspyynnön laadinnan checklist
- Valitse Jakelut -osio ohjelman ylävalikosta
- Luo uusi jakelukori >>Uusi kori -valinnalla ja anna jakelukorille tarjouspyyntöä kuvaava nimi, esimerkiksi Alakattourakka ja paina Tallenna
- Avautuvassa näkymässä valitaan Lisää asiakirjoja jakelukoriin -painike
- Lisää asiakirjoja jakelukoriin -ikkunassa voidaan valita halutut asiakirjat Jakelukoriin rastittamalla asiakirjan edestä valintaruutu. Asiakirjoja voidaan liittää hakemistosta (kerralla kaikista halutuista hakemistoista), piirustusluettelosta tai toisesta jakelukorista.
- Kun kaikki halutut asiakirjat on valittu, painetaan ikkunan alareunasta Valitse -painiketta.
- Ohjelma siirtyy valinnan jälkeen takaisin Jakelut -osioon, jossa valitut asiakirjat näkyvät juuri luodussa jakelukorissa.
- Kun kaikki asiakirjat on lisätty uuteen jakelukoriin, muutetaan se tässä vaiheessa Tarjouspyyntökoriksi valitsemalla ao. rastivalinta. Valinnan myötä koriin saadaan mukaan mm. otsikointi ja selitteiden muokkaus.
- Seuraavaksi Tarjouspyyntökorin materiaalin järjestys, otsikointi, selitteiden muoto ja päivämäärät muokataan halutuksi ja tarkastetaan että korissa on kaikki siihen halutut asiakirjat. Asiakirjojen numerointi tulee myös päivittää tarvittaessa oikeiksi numeroinnin päivityspainikkeella
- Tämän jälkeen voidaan siirtyä Tarjoussalkun lähettämiseen, painamalla Tarjoussalkku -painiketta.
- Ohjelma ilmoittaa tässä yhteydessä, että tarjoussalkku lukkiutuu automaattisesti lähetyksen yhteydessä.
- Tarjoussalkussa valitaan ensimmäiseksi tarjousmenettely, rajoittettu tai avoin hankintamenettely. Tarjoussalkku voidaan määrittää myös lisäkirjeeksi, jolloin Tarjoussalkku liitetään aikaisemmin lähetettyyn Tarjoussalkkuun.
- Rajoitetussa hankintamenettelyssä tarjouspyynnön vastaanottajien sähköpostiosoitteet tulee kirjoittaa Vastaanottajat -kenttään. Avoimissa hankinnoissa yhteistyökumppaneita voidaan tiedottaa vastaavalla tavalla kyselyyn tulevasta urakasta
- Tarjouspyynnölle annetaan nimi ja kirjoitetaan lyhyt kuvaus tarjouksen saatteeksi. Viesti välittyy myös sähköpostilla suoraan vastaanottajille.
- Tarjouspyynnölle määritetään sekä voimaantulo-, että päättymisaika, joka määrittää sen ajan, koska tarjouspyyntömateriaalin latauslinkit ovat voimassa. Mikäli käytetään myös tarjousten vastaanottamista, määrittävät ko. ajankohdat myös ajan, jonka aikana tarjouksia otetaan vastaan. Tässä kohdassa tulee huomioida mahdollinen Hilma-ilmoituksen voimaantulo, joka pitää olla ennen tarjouspyyntömateriaalin voimaantuloa.
- Rajoitetussa hankintamenettelyssä voidaan lisäksi antaa vastaanottajille mahdollisuus tilata paperikopioita tarjouspyyntöaineistoista, tai voidaan luvata, että kopiot toimitetaan ilman tilausta vastaanottajille.
- Tarjoussalkkua lähetettäessä voidaan valita, halutaanko tarjoukset ottaa sähköisesti vastaan Haahtela PRIS:iin valitsemalla vastaanotto -valinnan. Tarjousten jättö tapahtuu samassa näkymässä, kuin tarjousmateriaali on noudettavissa, joten tarjousten jättö on helppoa tarjouspyynnön vastaanottajille.
- Kun on tarkastettu, että kaikki halutut dokumentit ovat lähtemässä tarjouspyynnön mukana eteenpäin, painetaan Lähetä tarjoussalkku -painiketta.
- Tämän jälkeen lähetettyä Tarjoussalkkua voidaan seurata Projektiuutisten kautta.