Ohjeen tarkoitus on toimia projektin osapuolten toimintatapojen sopimisessa pohjamateriaalina. Tekstin voi kopioida ja muokata omaa käyttöä varten.

1.  Lähtökohta

Haahtela PRIS-järjestelmä on tarkoitettu hankkeen kaikkien osapuolten väliseen tiedonsiirtoon ja jakeluun hankkeen eri vaiheissa. Järjestelmään tallennetaan kaikki suunnitelma-asiakirjat heti kun niihin tehdään muutoksia. Ajan tasalla olevat suunnitelma-asiakirjat ovat siten eri osapuolten käytettävissä ajasta ja paikasta riippumatta. Järjestelmä toimii siten reaaliaikaisena sähköisenä piirustusarkistona. Jakelut eri osapuolille voidaan hoitaa joko sähköisesti tai paperi-kopiona.

2.  Käyttöoikeudet

Käyttöoikeuksia jaettaessa tulee huomioida, että suunnittelijoille ja myös niille muille osapuolille, jotka tekevät suunnitelmia, tulee antaa suunnitelma kansion oikeaan suunnittelualaan täydet oikeudet ja mahdollisesti myös hakemiston hallintaoikeudet. Osapuolille, jotka eivät tee suunnitelmia, ei anneta oikeuksia Suunnitelmat kansioon tai sen alakansioihin vaan Haahtela PRIS-järjestelmän sisäiseen piirustusluetteloon. Käyttöoikeudet kannattaa jakaa oletusprofiilien mukaisesti, ellei projektissa ole toisin sovittu.

3.  Suunnitelmien lisääminen Haahtela PRIS:iin

Suunnitelmat tulee jaotella eri ryhmiin suunnittelualan mukaisen kansion alle siten, että suunnittelutiedostot ovat omissa ryhmissä ja tulostustiedostot omissa (ja myös mahdollisesti katselutiedostot). Huomaa, että ryhmät näkyvät aakkosten mukaisessa järjestyksessä käyttöliittymässä, mikä tulee ottaa huomioon nimeämisessä. Liitteessä 1 on esimerkki ryhmien nimeämisestä. Tulostussuunnitelmat (plt tai pdf) ja muokattavissa olevat suunnitelmat (dwg) sijoitetaan aina eri ryhmiin.

Kun suunnitelma-asiakirja lisätään, tulee antaa kaikki kysytyt tiedot. Selitteeseen annetaan selväkielinen asiakirjan nimi – ei piirustusnumeroa tai tiedostonimeä. Asiakirja viedään ensimmäisen kerran uutena asiakirjana, sen jälkeen asiakirjaa päivitetään. Aikaisempaa versiota ei saa poistaa. Esimerkiksi arkkitehdin 1. kerroksen pohjakuva viedään uutena asiakirjana ehdotuspiirustusvaiheessa, jonka jälkeen sitä päivitetään luonnossuunnitteluvaiheessa, pääpiirustusvaiheessa ja toteutusvaiheessa aina luovutuspiirustukseen asti. Päivittämisellä varmistetaan, että kaikki versiot on käytettävissä. Mikäli halutaan jonkun ajankohdan poikkileikkaus kaikista piirustuksista, liitetään ko. ajankohtaa vastaava versio jakelukoriin ja tarvittaessa lukitaan ko. kori, esim. hyväksytyt luonnossuunnitelmat, lupakuvat tai. pääurakan sopimusasiakirjat.

Kaiken työmaan suunnitelmajakelun pohjana on Haahtela PRIS-järjestelmän sisäinen piirustusluettelo (kts. käyttöohje kohta 8.7). Piirustusluettelossa tulee esittää kaikki voimassa olevat toteutussuunnitelmat ja ajan tasalla olevat piirustusluettelot. Asiakirja lisätään piirustusluetteloon aina tulostustiedostona (esim. *.plt, *pdf-tiedostomuodot), poikkeuksena voi olla ehdotussuunnittelu-, luonnossuunnittelu- ja pääpiirustusvaiheessa myös suunnittelutiedostona (esim. *.dwg-tiedostomuodot). Kun asiakirja viedään piirustusluetteloon, toimitaan seuraavasti:

• Kutakin suunnitelma saa olla vain yhteen kertaan piirustusluettelossa. Päivityshistoria tallentuu ko. suunnitelman ”alle”.
• Kohtaan Selite tulee suunnitelman selkeä nimi ilman tiedostotunnisteita tai suunnitelmanumeroita.
• Kohtaan Piir.no. tulee suunnitelman numero ilman revisiomerkintää.
• Kohtiin Versio, MK, Luonti Pvm ja Muutos Pvm tulee laittaa ko. tiedot
• Haahtela PRIS:n piirustusluettelo tulee näyttää samalta kuin suunnittelijan oma piirustusluettelo myös piirustusalojen ja -lajien järjestyksen suhteen. Kukin suunnittelija jakaa suunnitelmat piirustuslajien avulla selkeisiin koko-naisuuksiin.
• Elementtien valmistussuunnitelmat erotellaan omaksi kokonaisuudeksi esim. ”Elementtien valmistussuunnitelmat” – piirustuslajin alle.

4.  Suunnitelmamuutoksista tiedottaminen

Kaikista suunnitelmamuutoksista ja -lisäyksistä tulee tiedottaa hankkeen osapuolia Haahtela PRIS:stä ulos kirjauduttaessa (Lopetus-toiminto). Toiminto kokoaa kaikki käyttäjän istunnon aikana tekemät asiakirjamuutokset sähköpostiviestiin, joka lähetetään seuraaville henkilöille:

• Kaikissa eri vaiheissa aina kaikille eri suunnittelijoille
• Ehdotus- ja luonnossuunnitteluvaiheessa
  • Käyttäjä N.N
  • Tilaajan edustaja N.N
  • Rakennuttajan projektipäällikkö 
• Urakkalaskentavaiheessa
  • Rakennuttajan projektipäällikkö 
• Rakentamisvaiheessa
  • Rakennustöiden valvoja 
  • LVI-suunnitelmamuutoksista LVI-valvoja N.N
  • Sähkö- ja automaatiosuunnitelmamuutoksista Sähkövalvoja N.N
  • Työmaan vastaava mestari N.N
  • Työmaainsinööri N.N

5. Suunnitelmajakelut

5.1. Suunnitteluvaiheen suunnitelmajakelu

Suunnitteluvaiheen suunnitelmajakelu tilaajalle ja käyttäjälle hoidetaan ko. tahojen kanssa erikseen sovitusti suunnittelijoiden toimesta. Suunnittelijoiden välisen suunnitelmajakelun hoitavat suunnittelijat keskenään.

5.2. Urakkalaskentasuunnitelmien jakelu

Rakennuttaja huolehtii urakkalaskenta-asiakirjojen jakelusta tarjoajille. Suunnitelmajakelu tilaajalle ja käyttäjälle hoidetaan ko. tahojen kanssa erikseen sovitusti suunnittelijoiden toimesta. Suunnittelijoiden välisen suunnitelmajakelun hoitavat suunnittelijat keskenään.

5.3. Työmaa-aikainen suunnitelmien jakelu

Lähtökohta suunnitelmien jakelussa on se, että työmaa tilaa kaikkien urakoitsijoiden ja toimittajien tarvitsemat suunnitelmat Haahtela PRIS:stä. Tämä pätee seuraavin poikkeuksin:

• Elementtitehtaiden suunnitelmajakelun / -tilaukset hoitaa rakennesuunnittelija
• Myöhemmin mahdollisesti sovitaan, että teräskonepajoille toimitettavat suunnitelmat hoitaa rakennesuunnittelija
• Myös muita poikkeamia saatetaan tulla sopimaan, mutta näistä sovitaan aina erikseen työmaan kanssa

Em. menettely on välttämätöntä siksi, että työmaalla tulee aina olla tieto siitä millä suunnitelmilla ja millä suunnitelmarevisioilla kukin urakoitsija ja toimittaja milloinkin toimivat. Tilaajalle ja käyttäjälle toteutusaikaiset suunnitelmapäivitykset tilataan ko. tahojen kanssa erikseen sovitusti suunnittelijoiden toimesta. Toteutusaikaisen suunnittelijoiden välisen suunnitelmajakelun hoitavat suunnittelijat keskenään.

6. Muuta

Haahtela PRIS-järjestelmää koskevissa tukipyynnöissä yhteys Haahtela Helpdeskiin tuki@haahtela.fi.