TABLE OF CONTENTS
Tarjouspyynnöt Haahtela PRIS -ohjelmassa
- Haahtela PRIS:ssä tarjouspyynnöt lähetetään Jakelut -osiossa Tarjoussalkku -nimistä jakelua käyttämällä. Tarjouspyyntömateriaali kasataan Jakelukoriksi, samalla tavalla kuin tehtäessä kopiotilauksia.
- Tarjouspyyntöjen seuraaminen tapahtuu Projektiuutisissa, kyseisen Tarjoussalkun projektiuutisen kautta.
Tarjouspyyntökorin laadinta
Jakelukorin luonti Jakelut-toiminnossa
Jakelukori tarjouspyyntöä varten tehdään suoraan Jakelut-toiminnossa valinnalla >> Uusi kori.
Valittaessa >>Uusi kori-painikkeen, PRIS avaa uuden ikkunan, johon syötetään jakelukorin nimi ja valitaan näkyvyys kuten aikaisemminkin koreja luotaessa. Ok-painikkeen painamisen jälkeen voidaan joko sulkea näkymä tai lisätä juuri luotuun koriin halutut asiakirjat.
Jakeluista uutta koria tehtäessä ensin valitaan liitostapa, liitostavaksi valitaan esimerkiksi piirustusluettelo. Tämän jälkeen valitaan halutut asiakirjat eri hakemistojen alta rastittamalla halutut asiakirjat. Kun kaikki halutut asiakirjat on valittu, painetaan Valitse -painiketta.
Asiakirjojen lisäys Jakelukoriin
Jakelukoriin voidaan korin luonnin jälkeen lisätä asiakirjoja valitsemalla Jakelukori sisältää X tiedostoa -tekstin vieressä sijaitsevan >> Lisää -linkin. Valinta avaa vastaavan ikkunan, kuin ensimmäisellä kerralla. Asiakirjoja voidaan tässä näkymässä lisätä samalla tavalla kuin aikaisemmin. Poistamalla asiakirjan edestä ruksin, saadaan asiakirja poistettua jakelukorista. Tämä voidaan toistaa niin monta kertaa, kun on tarpeellista ja kaikki asiakirjat ovat tuotu tarjouspyyntö varten tehtävään koriin.
Jakelukorin muuttaminen Tarjouspyyntökoriksi
Kun kaikki tiedostot on tuotu jakelukoriin, rastitetaan Jakelukorin ominaisuudet -otsikon alta löytyvä Tarjouspyyntökori-valinta. Ohjelma kysyy tässä vaiheessa käyttäjältä ”Haluatko varmasti julkaista valitun korin tarjouspyyntökoriksi”. Tähän vastataan Kyllä / Ok (riippuu selaimesta).
Valinnan jälkeen ohjelma käy läpi jakelukorin sisällön ja tarkastaa asiakirjojen hakemistosijainnin ja vie jakelukorissa olleet asiakirjat sijainnin mukaisten otsikoiden alle.
Asiakirjojen järjestäminen ja muokkaaminen Tarjouspyyntökorissa
Kun jakelukori on muutettu Tarjouspyyntökoriksi, voidaan asiakirjat järjestää haluttuun järjestykseen ja selitteet muokata haluamikseen.
Mikäli asiakirjat halutaan järjestää esim. piirustusnumeron mukaan, valitaan kunkin otsikon perästä -painike, joka lajittelee asiakirjat piirustusnumeron mukaan joko nousevaan tai laskevaan aakkosjärjestykseen. Järjestystä voidaan muuttaa myös käsin -merkistä raahaamalla. Otsikoita voidaan muuttaa klikkaamalla otsikkoa.
Asiakirjan selitettä voidaan muokata painamalla E-painiketta asiakirjan edessä.
PRIS muodostaa asiakirjoista sähköisen asiakirjaluettelon ja pelkistetyn asiakirjaluettelon, joka on tarkoitettu tarjouspyynnön liitteeksi
Mikäli selitteet, päivämäärät tai piirustusnumerot ovat vääriä, tai sellaisessa muodossa, että niitä halutaan korjata, ne voidaan muokata Tarjouspyyntökorissa halutuiksi. Liian pitkät nimet saattavat rikkoa asettelun, mutta se ei kuitenkaan haittaa itse korin toimintoja.
Ohjelmassa käytettävien painikkeiden selitykset näkyvät ohjelmassa kun niiden päälle viedään hiiren kursori.
Jakelukori sisältää n. tiedostoa >> Lisää >> Siirrä = Lisää -linkistä voidaan lisätä asiakirjoja jakelukoriin ja Siirrä -linkistä voidaan siirtää valitut asiakirjat
= Painike tallentaa kaikki valitut asiakirjat koneellesi zip-paketissa
= Valitaan kaikki asiakirjat
= Valitaan vain päivitettävät asiakirjat
= Poistaa valitut asiakirjat jakelukorista
= Painiketta klikkaamalla voidaan raahata asiakirja tai otsikko haluttuun kohtaan
= Numeroidaan asiakirjat automaattisesti juoksevalla numeroinnilla
= Päivittää valitut vanhentuneet versiot asiakirjoista uusimpiin
= Lisätään asiakirjaluetteloon alaotsikoita
= Poistetaan otsikko, tämä on mahdollista jos otsikon alla ei ole asiakirjoja
= Siirretään valitut asiakirjat toisen otsikon alle
= Lisää asiakirjoja halutun otsakkeen alle
= Muokkaa asiakirjan selitettä
= Asiakirjan tiedot, kuten versiohistoria. Tästä voidaan valita myös haluttu versio tarjouspyyntö- / sopimuskoriin.
Jakelukorin näkyvyys
Korin ominaisuudet -otsikon alta voidaan Jakelukorin näkyvyyttä muokata korin luonnin jälkeen. Julkiseksi jakelukori saadaan valitsemalla valinta Julkinen kori. Vaihtoehtoisesti jättämällä valinnan pois, kori on yksityinen, jolloin vain korin luoja ja projektin pääkäyttäjät näkevät ko. jakelukorin. Korin näkyvyyttä ja hallintaoikeuksia voidaan rajata myös tarkemmin valitsemalla >> Valitse näkyvyys/hallinta, jolloin korin näkyvyys ja hallinta pystytään rajaamaan käyttäjäkohtaisesti.
Korin näkyvyys tulee huomioida erityisesti tarjouspyyntöjä tehtäessä.
Asiakirjojen päivittäminen jakelukorissa
Jakelukoreissa ja tarjouspyyntökoreissa säilyy liitetty versio asiakirjasta, ellei sitä erikseen päivitetä. Kun käyttäjä (esim. suunnittelija) päivittää asiakirjan, joka on liitetty koriin, Haahtela PRIS merkitsee korissa olevat päivittyneet asiakirjat punaisella kolmiolla. Käyttäjä voi halutessaan päivittää korin sisällön uusimpiin versioihin klikkaamalla punaisia kolmioita päivittyneiden asiakirjojen edessä, tai päivittämällä asiakirjalistauksen otsikkotasolta löytyvän punaisen kolmion avulla kaikki asiakirjat kerralla.
Tarjoussalkku ja tarjouspyyntöjen lähettäminen
Yleistä
Jakelut - ikkunan kautta on mahdollista koostaa asiakirjoja ja lähettää sähköisesti tarjouspyyntöjä esimerkiksi urakoitsijoille. Urakoitsijoille lähtee sähköpostilla tunnukset ja ohjeet, joiden avulla on mahdollista ladata tarjouspyyntöasiakirjat. Lisäksi heillä on mahdollisuus tilata paperikopiot järjestelmän kautta, mikäli se sallitaan tarjouspyynnön yhteydessä. Tarjouspyynnön jättäjä voi rajatussa hankintamenettelyssä määritellä, kuinka monta paperikopiota tarjouspyynnön vastaanottaja saa veloituksetta tilata. Projektiuutisten kautta on mahdollista seurata, ketkä tarjouspyynnön saaneista ovat käyneet noutamassa tarjouspyyntöasiakirjat. Avoimen hankintamenettelyn (julkaistaan Haahtelan www-sivuilla) mukaisissa tarjouspyynnöissä ei voida tarjouspyynnön jättäjän maksuun kopioita teettää.
Tarjoussalkun lähettäminen
HUOM! PRIS-järjestelmän kautta lähetyt tarjouspyyntöjen vastaanottajat eivät näe toisiaan, eivätkä pääse projektipankkiin sisälle. Tarjouspyyntöjen vastaanottajat tarkastelevat asiakirjoja erillisen näkymän kautta.
Tarjoussalkku -painikkeen painalluksen jälkeen avautuu ikkuna, jossa täytetään tarjouspyyntöasiakirjojen vastaanottajat, kohteen tiedot ja tarjouspyynnön laskenta-aika. Laskenta-aika määrittää myös sen, kuinka kauan latauslinkit tarjouspyyntöön on voimassa. Tarjouspyyntöön on myös mahdollista kirjoittaa vapaata tekstiä.
Tarjouspyynnön lisäkirje
PRIS:ssä on myös mahdollisuus liittää tehtävä tarjoussalkku lisäkirjeeksi aikaisemmin tehtyyn tarjouspyyntöön rastittamalla lisäkirje-valinta, jolloin ohjelma tarjoaa valikon josta löytyy aikaisemmin tehdyt tarjouspyyntö-ilmoitukset. Näistä aikaisemmin tehdyistä tarjouspyynnöistä valitaan haluttu tarjouspyyntö johon lisäkirje tehdään. Valitsemalla tarjouspyynnön johon lisäkirje halutaan lisätä, järjestelmä listaa valmiiksi vastaanottajiksi ne henkilöt, jotka ovat saaneet tunnukset alkuperäiseen tarjoussalkkuun.
Järjestelmä lisää vastaanottajiksi ne henkilöt, jotka ovat saaneet tunnukset alkuperäiseen tarjoussalkkuun. Punaisella merkityt vastaanottajat eivät ole noutaneet alkuperäistä tarjoussalkkua ja vihreällä merkityt ovat. Vastaanottajiksi voidaan lisätä myös uusia henkilöitä. Loppuosa tarjouspyynnön lisäkirjeestä vastaa normaalia tarjoussalkkua. Lisäkirje-ominaisuus toimii sekä rajoitetuissa, että avoimissa hankintamenettelyissä.
Avoimissa hankinnoissa, jotka julkaistaan Haahtela yhtiöiden Internet-sivuilla, lisäkirjeet näytetään alkuperäisen tarjouspyynnön yhteydessä julkaisujärjestyksessä.
Yksittäisen lisäkirjeen kautta voidaan katsoa myös muut lisäkirjeet, joita on tarjouspyynnölle tehty.
Kopiotilauksen/tarjoussalkun seuranta
Kopiotilaus
Kun kopiotilaus on tehty, tulee siitä ilmoitus sekä kopiotilauksen tekijälle, että kopiolaitoksen sähköpostiosoitteeseen. Kopiolaitoksen sähköpostissa on kyseisen kopiotilauksen www-osoite, josta kopiolaitos noutaa kopiotilauksen. Kun kopiolaitos on noutanut kopiotilauksen, tulee siitä ilmoitus sähköpostitse kopiotilauksen tekijälle. Kaikki kopiotilaukset näkyvät Projektiuutiset - kohdassa, josta voidaan lähettää muistutus kopiolaitokselle, jos se ei ole noutanut kopiotilausta 24h aikana.
Tarjoussalkku
Myös Tarjoussalkun tietoja pääsee katsomaan Projektiuutiset - kohdasta. Tarjoussalkut voidaan suodattaa näkyviin sivun yläosassa olevien valintojen avulla. Klikkaamalla tehdyn tarjoussalkun nimeä, aukeaa kyseisen tarjouspyynnön tiedot.
Aukeavassa ikkunassa pystytään seuraamaan mitä aineistoa on lähtenyt tarjouskyselyssä ja mitä lisäkirjeitä tarjouspyyntöön on liitetty. Uutisen kautta voidaan muokata myös tarjous-/laskenta-ajan alkamis- ja loppumisaikoja.
Projektiuutisesta löytyy myös suora linkki tarjouspyyntömateriaalin noutamiseksi. Tämä linkki tulee kopioida esim. Hilma-ilmoitukseen, mikäli aineisto halutaan sitä kautta ladattavaksi.
Aukeavasta näkymästä pystytään seuraamaan ketkä ovat tarjousmateriaalin hakeneet, tehneet kopiotilauksia tarjousmateriaalista tai jättäneet tarjouksia tarjouspyyntöön. Tarjoukset voidaan avata ja ladata sen jälkeen kun tarjousaika on umpeutunut.
