Haahtela PRIS™:stä ei lähde automaattisesti ilmoituksia asiakirjoja lisättäessä, muokattaessa tai päivitettäessä. Mikäli em. muutoksista halutaan ilmoittaa projektin muille osapuolille, tulee istunto lopettaa painamalla Lopetus -linkkiä, joka käynnistää ilmoitustoiminnon.
Mikäli istunnon aikana on muutettu, päivitetty, poistettu tai lisätty asiakirjoja, näkyvät ne Lopetus-linkin painamisen jälkeen listattuna Istunnon lopetus-näkymässä. Lähetä -valinnalla voidaan lähettää asiakirjamuutoksista ilmoitus valituille projektin käyttäjille. Käyttäjät voidaan valita rastittamalla valintaruutu nimen edestä tai käyttämällä jakeluryhmiä. Valinnalla ”Tallenna valitut henkilöt oletusvastaanottajiksi tästä lähtien” ohjelma tarjoaa jatkossa oletuksena ko. valinnan mukaisia vastaanottajia tiedotuksen vastaanottajiksi.
Vastaanottajien valinnan jälkeen avautuvassa ikkunassa voidaan lisätä vastaanottajia kirjoittamalla heidän sähköpostiosoitteet, muokata sähköpostin otsikkoa tai tekstiä. Mikäli halutaan kirjautua ohjelmasta pois, valitaan Lähetä ja lopeta, mikäli halutaan jatkaa projektipankin käyttöä, valitaan Lähetä ja jatka. Valinna jälkeen ohjelma lähettää sähköpostitiedotteen vastaanottajille. Mikäli vastaanottajissa on virheellisiä sähköpostiosoitteita, tulee siitä ilmoitus ilmoituksen lähettäjälle.
Asiakirjamuutoksista tiedottaminen kirjauduttaessa takaisin Haahtela PRIS:iin
Asiakirjamuutoksista voidaan tiedottaa myös jälkikäteen, kirjauduttaessa Haahtela PRIS:iin uudelleen. Tervetuloa -sivulla näytetään aina asiakirjamuutokset, jotka ovat projektissa tehty käyttäjän viimeisen kirjautumiskerran jälkeen. Listan ensimmäisenä näytetään omat muutokset. Omista muutoksista voidaan tiedottaa painamalla Lähetä -painiketta. Lähetä -painike avaa vastaavat näkymät, kuin lopetustoiminnon kautta tiedotetta lähetettäessä.
Tämän lisäksi Tervetuloa -sivulla voidaan valita haluttu kirjautumiskerta, jonka perusteella asiakirjamuutokset näytetään. Tällä tavalla käyttäjä voi tiedottaa myös vanhemmista muutoksista muita osapuolia, sekä tarkastella aikaisempien kirjautumistensa jälkeen muiden tekemiä muutoksia projektissa.