Haahtela PRIS-järjestelmän kohteiden ajantasaisten asiakirjojen ylläpito

Rakennusten elinkaaren aikana tehdään useita korjaus- ja kunnossapitohankkeita. Näissä hankkeissa syntyvät tiedot on hyvä pitää ajan tasalla koko rakennuksen elinkaaren ajan. Usein hankkeiden aikana syntyneet uudet piirustukset ja muut suunnitelmat jäävät toisistaan irrallisiksi kokonaisuuksiksi ja ennen uuden hankkeen alkamista, joudutaan selvit-tämään, mitkä suunnitelmat vastaavat nykytilannetta.

Säilyttääkseen rakennuksen asiakirjoista aina ajantasaiset suunnitelmat, Haahtela PRIS™-järjestelmään on luotu kohdetaso, joka vastaa esimerkiksi rakennusta, tai laajempaa ko-konaisuutta, kuten kiinteistöä. Kohdetasolla on oma asiakirjojen hakemistorakenne, joka tukee asiakirjojen ajantasaisen tiedon säilyttämistä. Kohteelle tallennetuista ajantasaisista asiakirjoista voidaan hakea uuden hankkeen alkaessa asiakirjat lähtötiedoiksi. Hankkeen päättyessä, asiakirjat voidaan palauttaa kohteelta haettujen asiakirjojen uusiksi versioiksi, sekä lisätä uusia hankkeen aikana syntyneitä asiakirjoja.

Mikäli organisaatiolla on käytössä Kiinteistötieto, voidaan kohteita ja hankkeita julkaista myös sieltä. Kiinteistötiedosta julkaistavat kohteet ovat rakennuksia ja hankkeet vuosi-korjaustöitä.

Kohteelta pystytään seuraamaan asiakirjan jakelua eri hankkeille. Jokaiselle asiakirjalle tallennetaan tieto siitä koska, kuka ja mihin tiedosto on kohteelta haettu käyttöön. Kun asiakirja palautetaan kohteelle, myös ilmoitus hankkeelle viennistä poistetaan. Kohdejulkaisun käyttöönotosta tulee sopia Haahtela-yhtiöiden kanssa ottamalla yhteys tuki@haahtela.fi - osoitteeseen.

Projektin valinta

Projektin valinta-näkymän voi suodattaa organisaation, kohteen, lisääjän tai vapaamuotoisen sanan mukaan. Lisäksi voidaan valita näytetäänkö valmistuneet projektit. Suodatusten mukaiset hakutulokset näytetään kohteen nimen mukaan ryhmiteltynä. Ilman kohdetta olevat projektit näkyvät listana kohteiden ja niiden alla olevien projektien jäl-keen. Esimerkiksi rakennus voidaan julkaista Kiinteistötiedosta kohteeksi Haahtela PRIS™:iin ja tällöin kyseisen rakennuksen vuosikorjaustyöt voidaan julkaista Haahtela PRIS™:in kohteen projektiksi. 

Hakemistorakenne

Haahtela PRIS™:in kohteille on luotu oma hakemistorakenne, joka tukee asiakirjojen ajantasatietojen arkistointia. Haahtela PRIS™ soveltuu täten myös kiinteistöjen dokumenttiarkistointiin. Kohde-tasolla on omat kansiot esimerkiksi suunnittelumalleille ja toteutuspiirustuksille, huolto-ohjeille, paikantamispiirustuksille ja kunto-arvioille. 

Käyttöoikeudet

Haahtela PRIS™:in kohteiden ja lisääntyvien projektien hallintaa varten on luotu oma käyttöoikeuk-sien hallinta. Käyttöoikeuksien hallinnassa voidaan kerralla muokata valitun käyttäjän käyttöoikeuksia kaikissa halutuissa kohteissa ja projekteissa yhden näkymän kautta. Käyttöoikeudet jaetaan tällä tasolla karkealla jaottelulla ja tarkemmat oikeudet voidaan jakaa projektikohtaisesti samalla tavalla kuin aikaisemminkin. 

• Lisää kohteita/projekteja käyttäjälle -linkistä voidaan lisätä halutulle käyttäjälle lisää kohteita ja projekteja.
• Näytä(Piilota) kaikki projektit - linkistä saadaan avattua ja suljettua kaikki kohteiden alla olevat projektit, yksittäisen kohteen alla olevat projektit saadaan näkyviin/piiloon +/- -painikkeesta.
• Projektit joiden oikeuksia on muokattu merkittään lihavoidulla tekstillä.
• Harmaa väri kohteen/projektin kohdalla tarkoittaa sitä, että kyseisen kohteen/projektin hakemisto-oikeudet poikkeavat tällä tasolla annetuista oikeuksista.
• merkki kohteen perässä tarkoittaa, että projekteilla on kohteeseen nähden poikkeavia oikeuksia.

Ajantasapiirustusten säilytys ja jakelu kohteelta projekteille

Asiakirjojen haku kohteelta projektille

Asiakirjoja voidaan hakea projektin lähtötiedoiksi ajantasaisista kohteelle tallennetuista tiedoista. Asiakirjat voidaan tuoda projektille valitsemalla kohdekansion hakemistopuusta esimerkiksi Arkkitehti-otsikko ja Arkkitehti-kansiossa painamalla siirto-painiketta. Tästä painikkeesta avautuvasta ikkunasta voidaan valita halutaanko asiakirjoja tuoda kohteen piirustusluettelosta, vai kohteen hakemistopuusta. Hakemistopuusta asiakirjoja tuotaessa voidaan asiakirjoja tuoda useista eri kansioista rastittamalla kunkin asiakirjan edessä oleva valintaruutu. Kun kaikki asiakirjat on valittu, painetaan Valitse-painiketta ja asiakirjat kopioidaan kohteelta projektille.  Kohteelta tuotujen asiakirjojen perässä olevaa kuvaketta osoittamalla nähdään mistä, koska ja kuka on asiakirjan projektille tuonut. 

Asiakirjojen palautus projektilta kohteelle

Kun projekti on saatettu päätökseen, voidaan päivitetyt asiakirjat palauttaa kohteelle ajantasapiirustuksiksi valitsemalla asiakirjojen edessä olevat valintaruudut ja painamalla otsikkoriviltä -painiketta. Tämän jälkeen avautuvasta ikkunasta nähdään mihin asiakirjoja ollaan palauttamassa ja mikäli kyseinen asiakirja on haettu alun perin kohteelta, -merkki ilmoittaa että asiakirja on löytynyt kohteelta. Mikäli asiakirjaa ei löydy kohteelta, asiakirjan edessä on -merkki, jolloin joudutaan valitsemaan mihin asiakirja kohteella tallennetaan ja onko kyseessä uusi asiakirja, vai päivitetäänkö jokin olemassa oleva asiakirja kohteelta.

Kun palautettavat asiakirjat on kohdistettu ja kaikissa palautettavissa asiakirjoissa on -merkki nimen edessä, voidaan painaa Hyväksy ja jatka-painiketta.

Tämän jälkeen avautuvassa ikkunassa täytetään vielä asiakirjojen tiedot ja mikäli asiakirja viedään myös piirustusluetteloon, piirustusluettelon tiedot voidaan täydentää tässä näkymässä.

Kiinteistötiedon asetukset ja vuosikorjausten julkaisu

Mikäli Kiinteistötieto halutaan kytkeä PRIS:iin, tulee organisaation pääkäyttäjän olla yhteydessä Haahtela yhtiöihin. Haahtela yhtiöiltä saatava PRIS-Julkaisutunnus tulee asettaa Kiinteistötieto-järjestelmän käyttöasetuksiin Asetukset -välilehdelle. Tämä mahdollistaa Kiinteistötiedon ja PRIS-projektipankin välisen tiedonsiirron. 

 Hallinta-Käyttöasetukset-asetukset

Lisäksi jokaisen käyttäjän, joka julkaisee vuosikorjaustöitä tai kohteita Kiinteistötiedosta PRIS:iin, tulee asettaa itselleen Julkaisutunnus Käyttäjän tietoihin.

Hallinta-Käyttäjän asetukset-Julkaisuavain

Tämän jälkeen kohteita ja projekteja voidaan julkaista Hallinta-valikosta löytyvän PRIS-siirto-toiminnon avulla, tai vastaavasti Laskelmat - Vuosikorjaustyöt-osiosta yksittäisen vuosikorjaustyön tiedoista Julkaisu-painikkeen avulla. 

Hallinta-PRIS-siirto

Laskelmat-Vuosikorjaustyöt-Julkaise