SIsällysluettelo
- Projektin asiakirjat
- Asiakirjahakemiston perusnäkymä
- Asiakirjan lisätiedot ja versiohistoria
- Asiakirjojen lisääminen ja päivittäminen Haahtela PRIS™:iin
- Asiakirjan muokkaus
- Asiakirjan lisääminen jakelukoriin ja jakelukorien sisältö
Projektin asiakirjat
Dokumenttien hallinnassa ensimmäinen vaihe on valita pääikkunan hakemistovalikosta suunnitteluala tai aihekokonaisuus, jota halutaan käsitellä. Valinnan perusteella ohjelma lataa sisällön näkyviin. Tässä näkymässä käyttäjä voi lisätä, poistaa, muokata, tarkastella ja valita asiakirjoja jakelua varten, kuten kopiotilauksen tekemistä. Projektiuutiset, aikatauluvalvonta, työmaapäiväkirja ja TR/MVR-mittaus -puuhakemistojen alle ei voi lisätä omia tiedostoja, paitsi liitetiedostoja.
Asiakirjahakemiston perusnäkymä
Asiakirjahakemiston perusnäkymässä on erilaisia painikkeita, joiden avulla käyttäjä voi suorittaa eri toimintoja. Näiden painikkeiden selitykset ovat seuraavat:
- Valitse kaikki näytettävät asiakirjat.
- Tallenna kaikki valitut asiakirjat Zip-paketissa omalle koneelle.
- Lisää valitut asiakirjat jakelukoriin.
- Päivitä asiakirja (uuden version lisääminen vanhan sijaan).
- Muokkaa, siirrä tai poista asiakirja.
- Hae dokumentit ajantasakohteelta.
- Palauta dokumentit ajantasakohteelle.
- Linkki asiakirjan tietoihin, jossa näkyy versiohistoria ja liitokset, kuten jakelut.
- Asiakirjaa on kommentoitu.
- Asiakirja on liitetty piirustusluetteloon. Klikkaamalla kuvaketta voi avata kyseisen ryhmän piirustusluettelon.
- Lisää yksi tai useampi asiakirja valittuun hakemistoon.
- Lisää Zip-paketissa olevat asiakirjat valittuun hakemistoon.
Asiakirjat esitetään hakemistossa ryhmittäin, ja niitä voidaan myös tarkastella erikseen valitsemalla haluttu ryhmä kerrallaan. Uusimmat asiakirjat näkyvät ylimpänä. Asiakirjoja voi hakea näkymästä selitteen ja tiedostonimen perusteella, ja näkymä voidaan lajitella selitteen, tiedostonimen tai päivämäärän mukaan. Ohjelma näyttää myös suodatettujen asiakirjojen lukumäärän asiakirjalistauksen yhteydessä. Uusia ryhmiä voidaan lisätä joko asiakirjojen lisäyksen yhteydessä tai valitsemalla "Lisää uusi ryhmä".
Asiakirjan lisätiedot ja versiohistoria
Asiakirjojen yhteydessä näytetään lisätietopainike, jonka avulla voi avata "Asiakirjan tiedot" -näkymän. Tässä näkymässä näytetään asiakirjan tiedot, kuten lisäyspäivämäärä, lisääjä, tiedoston koko ja versiohistoria. Versiohistoriassa näytetään aikaisemmat versiot, niiden lisäyspäivämäärät ja lisääjät.
Asiakirjojen lisääminen ja päivittäminen Haahtela PRIS™:iin
Asiakirjojen lisääminen tapahtuu raahaamalla halutut tiedostot omalta tietokoneelta ohjelmaan. Tämä avaa asiakirjojen kohdistusnäkymän, jossa voidaan määrittää, mihin ryhmään asiakirja, tai asiakirjat halutaan lisätä. Jos lisättävällä asiakirjalla on sama tiedostonimi kuin jo olemassa olevalla asiakirjalla, ohjelma tunnistaa sen päivitettäväksi tiedostoksi. Mikäli tiedoston nimi on vaihtunut, voidaan päivitettävä tiedosto kohdistaa käsin haluttuun Haahtela PRIS:stä löytyvään tiedostoon Asiakirjojen kohdistusnäkymässä.
Asiakirjojen metatiedot ja niiden täyttö
Kun asiakirjoja kohdistus on tehty ja käyttäjä klikkaa Hyväksy ja jatka-painiketta. Tämä vie käyttäjän Asiakirjojen tiedot-näkymään, jossa asiakirjalle voidaan täyttää metatiedot kuten selite, versio ja kommentti. Asiakirja voidaan myös liittää piirustusluetteloon.
Piirustusluettelo
Kun asiakirja halutaan liittää Haahtela PRIS™ -järjestelmän piirustusluetteloon, valitaan ruksi kohtaan PL, jolloin valinnan jälkeiset syöttökentät aktivoituvat. Tällöin on mahdollista liittää asiakirjaan piirustusluetteloa varten tarvittava tiedot.
- Suunnitteluala
- piirustuslaji
- Mittakaava
- luonti- ja muutospäivämäärä
Huom!
Näiden tietojen tulee vastata suunnittelijan oman piirustusluettelon tietoja. Suunnitteluala ja piirustuslaji toimivat ohjelman sisäisessä piirustusluettelossa ryhmittelytietona
Näkymässä oleviin tummennettuihin otsikoihin on lisätty lisätoimintoja, kuten Vaihda samaksi kuin ylin, jonka avulla saa vaihdettua kerralla kaikkiin lisättäviin tiedostoihin sama arvo. Luonti- ja muutospäivämäärien otsikkoa klikkaamalla saadaan myös lisättyä kuluva päivämäärä. Jokaisen klikkauksen jälkeen seuraava toiminto näytetään kun viedään hiiri ko. otsikon päälle.
Huom!
Huomaa, että Haahtela PRIS™ ehdottaa selitteeksi tiedostonimeä ilman tiedostotunnistetta, mutta se voidaan muuttaa kuten versiotunnuskin. Tiedostonimi voidaan siirtää myös piirustusnumeroksi tai kommentiksi. Lisätyt asiakirjat tallentuvat järjestelmään painamalla Tallenna -painiketta. Ohjelma tarkastaa tässä vaiheessa annettujen tietojen oikeellisuuden.
Huom!
Huomaa, että poistotoimintoa suositellaan käytettävän harkiten. On suositeltavaa luoda uusi versio, jos lisätty asiakirja ei kuulunut kyseiseen projektiin.
Asiakirjojen lisäys Tiedosto-kuvakkeella
Asiakirja voidaan lisätä myös Tiedosto-kuvaketta klikkaamalla. Kuvaketta klikkaamalla avautuu ikkuna, jossa valitaan halutut tiedostot omalta tietokoneelta ja syötetään kullekin asiakirjalle siihen liittyvät tiedot samalla tavalla, kuin raahaustoimintoa käytettäessä.
Tiedostojen vienti Zip-paketin avulla
Asiakirjoja voi lisätä myös Zip-paketin avulla. Paketin voi lisätä raahaamalla tai käyttämällä Zip-kuvaketta. Kun paketti puretaan, käyttäjä voi valita asiakirjaryhmät, johon asiakirjat puretaan. Muilta osin lisäys tapahtuu vastaavasti kuin raahattaessa tiedostot suoraan selaimeen.
Mikäli Zip-paketti raahataan selaimeen, ohjelma kysyy puretaanko tiedosto vai lisätäänkö se sellaisenaan.
Asiakirjan muokkaus
Asiakirjojen muokkaus tapahtuu samalla tavalla kuin päivitystoimintokin. Kun halutut asiakirjat on valittu, painetaan yläpuolella olevaa viivan -painiketta. Tämä avaa ikkunan, josta voi valita halutun toiminnon, kuten Muokkaa, Siirrä tai Poista.
Asiakirjojen muokkaus
Muokkaa-toiminnon jälkeen avautuu vastaavasisältöinen ikkuna kuin asiakirjojen päivittämisessä.
Asiakirjojen siirto
Siirrä-toiminnon avulla voi siirtää halutut asiakirjat hakemistopuussa haluttuun hakemistoon ja ryhmään. Siirtoikkunassa voi myös luoda uusia ryhmiä kohdehakemiston alle. Uusia hakemistoja ei voi luoda tässä yhteydessä, vaan hakemistojen hallinta tapahtuu projektin pääkäyttäjien toimesta.
Asiakirjojen poisto
Poisto-toimintoa tulee käyttää harkiten, esimerkiksi tilanteessa, jossa huomataan, että lisätty asiakirja ei kuulunut kyseiseen projektiin. Muissa tapauksissa suositellaan uuden version päivittämistä. Poisto-toiminto poistaa aina vain uusimman asiakirjaversion. Poista-nappi varmistaa käyttäjältä kertaalleen, halutaanko asiakirja varmasti poistaa.
Kaikista yhden istunnon aikana lisätyistä, päivitetyistä, muokatuista ja poistetuista asiakirjoista voidaan lähettää käyttäjille tiedote Lopetus-toiminnon kautta (yläpalkissa oikealla).
Asiakirjojen muokkausoikeudet
Kaikilla käyttäjillä, joilla on kirjoitusoikeus kyseiseen hakemistoon, on oikeus päivittää asiakirja uuteen versioon -napilla. Muokkausoikeus on oletuksena vain käyttäjän itse lisäämiin asiakirjoihin. Mikäli käyttäjälle annetaan hakemiston hallintaoikeus, saa käyttäjä muokata (ja poistaa) myös muiden lisäämiä asiakirjoja ko. hakemistossa.
Asiakirjan lisääminen jakelukoriin ja jakelukorien sisältö
Kun halutaan lisätä asiakirjoja jakelukoriin, valitaan näytöltä ensin halutut asiakirjat ja sen jälkeen valitaan jakelukori -painike, jolla asiakirjat liitetään joko olemassa olevaan tai uuteen jakelukoriin. Uusi jakelukori voidaan liittää myös suoraan työmaajakeluun valitsemalla Liitä työmaajakeluun -valinta. Mikäli valitut asiakirjat halutaan lisätä aikaisemmin luotuun jakelukoriin, tai -koreihin, valitaan listalta halutut korit rastittamalla valintaruudut korien nimien edestä