Työmaajakelu-niminen toiminnallisuus mahdollistaa jakeluiden lähettämisen useista koreista yhdellä kertaa. Toiminto on tarkoitettu erityisesti työmaavaiheeseen, jossa suunnitelma-aineisto päivittyy jatkuvasti ja useille eri osapuolille on tarpeen välittää ajantasainen tieto muutoksista.
Työmaajakelun avulla voidaan koota useita jakelukoreja yhdeksi kokonaisuudeksi ja hallita sekä manuaalisia kopiotilauksia että automaattista sähköistä tiedottamista yhdestä näkymästä. Toiminto vähentää työmaalla tehtävää päivittäistä jakelutyötä ja varmistaa, että kaikilla osapuolilla on käytössään oikeat ja ajantasaiset asiakirjat.
Työmaajakelun luonti
Työmaajakelu voidaan luoda Jakelut-osiossa Uusi työmaajakelu -linkistä. Työmaajakelulle annetaan nimi, jonka perusteella se on jatkossa helposti tunnistettavissa jakeluiden yhteydessä.
Vaihtoehtoisesti työmaajakelu voidaan luoda kopioimalla olemassa oleva työmaajakelu uuden pohjaksi. Tämä on suositeltavaa tilanteissa, joissa työmaajakelun rakenne on jo valmiiksi suunniteltu ja halutaan hyödyntää samaa rakennetta esimerkiksi projektin eri vaiheissa.
Työmaajakelussa käytettävät korit
Työmaajakelua varten suositellaan, että jakelukorit muodostetaan urakoittain. Kullekin urakoitsijalle luodaan oma jakelukori, johon lisätään kaikki kyseisen urakan kannalta olennaiset asiakirjat.
Kun jakelukori on luotu, valitaan Korin ominaisuudet -otsikon alta Työmaajakelu-valinta. Tämän valinnan avulla kori kopioidaan haluttuun työmaajakeluun. Kopioinnin yhteydessä ohjelma kysyy, keille osapuolille kori näkyy ja kenellä on oikeus hallita kyseistä koria työmaajakelussa.
Korin näkyvyys ja hallintaoikeudet voidaan määrittää eri tavoin eri käyttäjille, jolloin esimerkiksi urakoitsija näkee vain omaan urakkaansa liittyvät korit, kun taas työmaan johto tai valvojat voivat nähdä useampia koreja.
Työmaajakelun valmistelu
Kun jakelukori on kopioitu työmaajakeluun, ohjelma siirtyy automaattisesti kyseiseen työmaajakeluun. Työmaajakelun näkymässä esitetään kaikki siihen liitetyt jakelukorit omilla riveillään.
Jotta työmaajakelusta voidaan tehdä kopiotilauksia tai käyttää automaattista sähköistä tiedottamista, tulee jokaiselle jakelukorille liittää jakeluryhmä. Jakeluryhmä määrittää, kenelle kyseisen korin asiakirjat kuuluvat.
Jakeluryhmät suositellaan tehtävän urakkakohtaisiksi samalla periaatteella kuin jakelukorit. Näin varmistetaan, että kunkin urakoitsijan jakeluun päätyvät vain häntä koskevat asiakirjat.
Erityistilanteet ja valvojien jakelut
Työmaajakeluun kannattaa tehdä erillisiä jakelukoreja esimerkiksi valvojille ja muille työmaan yhteisille osapuolille. Näihin koreihin voidaan koota useita urakoita koskevat asiakirjat.
Kun valvojat on poistettu urakkakohtaisten jakelukorien jakeluryhmistä ja heille on luotu omat jakelukorit, vältetään tilanne, jossa sama asiakirja toimitetaan useaan kertaan eri jakeluiden kautta. Näin valvojille lähtevät jakelut pysyvät selkeinä ja hallittuina.
Automaattinen sähköinen työmaajakelu
Työmaajakelussa voidaan ottaa käyttöön automaattinen sähköinen jakelu valinnalla Käytä automaattista sähköistä jakelua. Kun valinta asetetaan päälle, järjestelmä tarkastaa, että kaikilla työmaajakelun koreilla on jakeluryhmä ja että jakeluryhmien osapuolilla on määritetty sähköpostiosoite.
Automaattinen jakelu tarkastaa työmaajakelun sisällön ajastetusti ja lähettää sähköposti-ilmoituksen aina, kun jakelukoreihin lisätään uusia asiakirjoja tai olemassa olevia asiakirjoja päivitetään. Tyhjiä viestejä ei lähetetä.
Jos samalla vastaanottajalla on useita jakelukoreja samassa työmaajakelussa, ilmoitukset kootaan yhdeksi viestiksi, jonka sisältö on ryhmitelty koreittain.
Lähetyshistoria ja seuranta
Työmaajakelun lähetykset näkyvät jakelukorin Suodatus pvm -alasvetovalikossa. Valikossa esitetään sekä manuaaliset kopiotilaukset että automaattiset sähköiset työmaajakelut.
Automaattiset lähetykset on merkitty (auto)-merkinnällä, ja niille näytetään päivämäärä ja kellonaika. Näin käyttäjä voi tarkastella ja vertailla eri lähetysten sisältöä sekä todentaa, milloin ja mistä aineistosta tieto on lähetetty.
Kun tiedostosta on lähetetty sähköinen ilmoitus, se merkitään kirjekuori-ikonilla. Ikonin väri ilmaisee, onko vastaanottajat avanneet tiedoston. Käyttäjän avatessa oman jakelunsa avaus tallennetaan järjestelmään päivämäärä- ja kellonaikatarkkuudella.
Työmaajakelun laatiminen käytännössä
Työmaajakelun sujuva käyttö edellyttää, että rakenne suunnitellaan etukäteen. Käytännössä työmaajakelun laatiminen etenee siten, että ensin luodaan työmaajakelut Jakelut-osiossa. Tämän jälkeen luodaan jakelukorit urakoittain ja lisätään niihin kunkin urakan tarvitsemat asiakirjat sitä mukaa kun aineistoa syntyy.
Seuraavaksi muodostetaan jakeluryhmät urakoitsijoittain tai käyttäjäryhmittäin. Jakelukorit kopioidaan työmaajakeluun ja niiden näkyvyys määritetään sen mukaan, ketkä koria käyttävät. Lopuksi jakeluryhmät liitetään jakelukoreihin.
Kun työmaajakelu on valmis, voidaan tehdä kopiotilaus kaikista jakelukoreista yhdellä kertaa tai vaihtoehtoisesti tilata vain ne asiakirjat, jotka ovat päivittyneet edellisen kopiotilauksen tai automaattisen jakelun jälkeen.