Automaattinen sähköinen työmaajakelu on työmaajakelun lisätoiminto, jonka avulla jakelukorien muutoksista voidaan tiedottaa vastaanottajille ilman erillisiä manuaalisia toimenpiteitä. Toiminnon tarkoituksena on varmistaa, että urakoitsijoilla ja muilla työmaan osapuolilla on aina tieto heitä koskevista uusista tai päivittyneistä asiakirjoista. Automaattinen sähköinen jakelu kytketään päälle työmaajakelukohtaisesti valinnalla Käytä automaattista sähköistä jakelua. Valinta koskee koko työmaajakelua, ei yksittäisiä jakelukoreja.
Automaattisen jakelun käyttöönotto
Kun automaattinen sähköinen jakelu otetaan käyttöön, järjestelmä tarkastaa, että työmaajakelun jokaiselle jakelukorille on määritetty jakeluryhmä ja että kaikilla jakeluryhmien vastaanottajilla on sähköpostiosoite. Mikäli jokin näistä ehdoista ei täyty, valinta ei aktivoidu ja käyttäjälle näytetään virheilmoitus, jossa kerrotaan, mistä koreista tai vastaanottajista tiedot puuttuvat. Tällä tarkastuksella varmistetaan, että automaattinen jakelu toimii hallitusti ja että ilmoitukset voidaan toimittaa kaikille vastaanottajille ilman virhetilanteita.
Miten automaattinen sähköinen jakelu toimii
Automaattinen sähköinen työmaajakelu tarkastaa työmaajakelun sisällön ajastetusti. Tarkastuksessa seurataan työmaajakeluun liitettyjen jakelukorien asiakirjoja ja tunnistetaan tilanteet, joissa:
- jakelukoriin on lisätty uusia asiakirjoja
- olemassa olevista asiakirjoista on tuotu uusi versio
Kun järjestelmä havaitsee muutoksia, muodostetaan niistä sähköposti-ilmoitus jakeluryhmien vastaanottajille. Mikäli tarkastuksen aikana ei havaita uusia tai päivittyneitä asiakirjoja, ilmoitusta ei lähetetä. Jos samalla vastaanottajalla on useita jakelukoreja samassa työmaajakelussa, ilmoitukset kootaan yhdeksi sähköpostiviestiksi. Viestin sisältö on ryhmitelty työmaajakelun ja jakelukorien mukaisesti, jotta vastaanottaja näkee selkeästi, mihin kokonaisuuksiin muutokset liittyvät.
Sähköpostiviestin sisältö ja linkitys
Automaattisen työmaajakelun lähettämä sähköposti sisältää suoran linkin siihen työmaajakeluun, josta ilmoitus on syntynyt. Linkkiä klikkaamalla käyttäjä ohjautuu kirjautumisen jälkeen suoraan oikeaan työmaajakelun näkymään, josta hän voi tarkastella, ladata ja avata tiedostoja omien käyttöoikeuksiensa mukaisesti. Sähköposti toimii ilmoituksena muutoksista, mutta varsinainen aineisto noudetaan aina PRIS-järjestelmästä. Näin varmistetaan, että vastaanottaja käyttää aina järjestelmässä olevaa ajantasaista versiota asiakirjoista.
Lähetyshistoria ja vertailu
Automaattiset sähköiset työmaajakelut tallentuvat työmaajakelun lähetyshistoriaan samaan tapaan kuin manuaaliset kopiotilaukset. Lähetykset näkyvät Suodatus pvm -alasvetovalikossa, jossa automaattiset lähetykset on merkitty (auto)-merkinnällä sekä päivämäärä- ja kellonaikatiedolla. Tämän avulla käyttäjä voi tarkastella, milloin automaattisia ilmoituksia on lähetetty, vertailla eri lähetyskertoja keskenään ja todentaa, mistä asiakirjoista ja milloin tieto on toimitettu vastaanottajille.
Seuranta ja merkinnät
Kun asiakirjasta on lähetetty automaattinen sähköinen ilmoitus, tiedosto merkitään työmaajakelun näkymässä kirjekuori-ikonilla. Ikonin väri kertoo, ovatko vastaanottajat avanneet tiedoston. Käyttäjän avatessa oman jakelunsa avaus tallennetaan järjestelmään käyttäjäkohtaisesti päivämäärä- ja kellonaikatarkkuudella. Jokainen avaus tallennetaan omana tietonaan, jolloin avauksia voidaan tarkastella ja raportoida myös jälkikäteen.
Automaattisen jakelun tarkoitus käytännössä
Automaattisen sähköisen työmaajakelun tavoitteena on vähentää manuaalista tiedottamista ja varmistaa, että työmaan osapuolet saavat ajantasaisen tiedon heitä koskevista muutoksista. Toiminto tukee erityisesti tilanteita, joissa työmaalla ei enää käytetä paperikuvia, vaan aineisto noudetaan sähköisesti PRIS-järjestelmästä. Automaattinen jakelu ei korvaa kopiotilauksia, vaan toimii niiden rinnalla omana sähköisenä tiedotuskanavanaan, jolla on erillinen seuranta ja historiatieto.