Yleistä
Jakelut - osion kautta on mahdollista koostaa asiakirjoja ja lähettää sähköisesti tarjouspyyntöjä esimerkiksi urakoitsijoille. Urakoitsijoille lähtee sähköpostilla tunnukset ja ohjeet, joiden avulla on mahdollista ladata tarjouspyyntöasiakirjat. Lisäksi heillä on mahdollisuus tilata paperikopiot järjestelmän kautta, mikäli se sallitaan tarjouspyynnön yhteydessä. Tarjouspyynnön jättäjä voi rajatussa hankintamenettelyssä määritellä, kuinka monta paperikopiota tarjouspyynnön vastaanottaja saa veloituksetta tilata. Projektiuutisten kautta on mahdollista seurata, ketkä tarjouspyynnön saaneista ovat käyneet noutamassa tarjouspyyntöasiakirjat. Avoimen hankintamenettelyn (julkaistaan Haahtelan www-sivuilla) mukaisissa tarjouspyynnöissä ei voida tarjouspyynnön jättäjän maksuun kopioita teettää.
Tarjoussalkun lähettäminen
Huom!
Haahtela PRIS™-järjestelmän kautta lähetyt tarjouspyyntöjen vastaanottajat eivät näe toisiaan, eivätkä pääse projektipankkiin sisälle. Tarjouspyyntöjen vastaanottajat tarkastelevat asiakirjoja erillisen näkymän kautta.
Tarjoussalkku -painikkeen painalluksen jälkeen avautuu ikkuna, jossa täytetään tarjouspyyntöasiakirjojen vastaanottajat, kohteen tiedot ja tarjouspyynnön laskenta-aika. Laskenta-aika määrittää myös sen, kuinka kauan latauslinkit tarjouspyyntöön on voimassa. Tarjouspyyntöön on myös mahdollista kirjoittaa vapaata tekstiä.
Tarjouspyynnön lisäkirje
Haahtela PRIS™:ssä on myös mahdollisuus liittää tehtävä tarjoussalkku lisäkirjeeksi aikaisemmin tehtyyn tarjouspyyntöön rastittamalla lisäkirje-valinta, jolloin ohjelma tarjoaa valikon, josta löytyy aikaisemmin tehdyt tarjouspyyntöilmoitukset. Näistä aikaisemmin tehdyistä tarjouspyynnöistä valitaan tarjouspyyntö, johon lisäkirje liitetään. Valitsemalla tarjouspyynnön johon lisäkirje halutaan lisätä, järjestelmä listaa valmiiksi vastaanottajiksi ne henkilöt, jotka ovat saaneet tunnukset alkuperäiseen tarjoussalkkuun. Järjestelmä lisää vastaanottajiksi ne henkilöt, jotka ovat saaneet tunnukset alkuperäiseen tarjoussalkkuun. Punaisella merkityt vastaanottajat eivät ole noutaneet alkuperäistä tarjoussalkkua ja vihreällä merkityt ovat. Vastaanottajiksi voidaan lisätä myös uusia henkilöitä. Loppuosa tarjouspyynnön lisäkirjeestä vastaa normaalia tarjoussalkkua. Lisäkirjeominaisuus toimii sekä rajoitetuissa, että avoimissa hankintamenettelyissä.
Avoimissa hankinnoissa, jotka julkaistaan Haahtela yhtiöiden Internet-sivuilla, lisäkirjeet näytetään alkuperäisen tarjouspyynnön yhteydessä julkaisujärjestyksessä.
Yksittäisen lisäkirjeen kautta voidaan katsoa myös muut lisäkirjeet, joita on tarjouspyynnölle tehty.
Kopiotilauksen/tarjoussalkun seuranta
Kopiotilaus
Kun kopiotilaus on tehty, tulee siitä ilmoitus sekä kopiotilauksen tekijälle, että kopiolaitoksen sähköpostiosoitteeseen. Kopiolaitoksen sähköpostissa on kyseisen kopiotilauksen www-osoite, josta kopiolaitos noutaa kopiotilauksen. Kun kopiolaitos on noutanut kopiotilauksen, tulee siitä ilmoitus sähköpostitse kopiotilauksen tekijälle. Kaikki kopiotilaukset näkyvät Projektiuutiset - kohdassa, josta voidaan lähettää muistutus kopiolaitokselle, jos se ei ole noutanut kopiotilausta 24h aikana.
Tarjoussalkku
Myös Tarjoussalkun tietoja pääsee katsomaan Projektiuutiset -kohdasta. Tarjoussalkut voidaan suodattaa näkyviin sivun yläosassa olevien valintojen avulla. Klikkaamalla tehdyn tarjoussalkun nimeä, aukeaa kyseisen tarjouspyynnön tiedot. Aukeavassa ikkunassa pystytään seuraamaan mitä aineistoa on lähtenyt tarjouskyselyssä ja mitä lisäkirjeitä tarjouspyyntöön on liitetty. Uutisen kautta voidaan muokata myös tarjous-/laskenta-ajan alkamis- ja loppumisaikoja. Projektiuutisesta löytyy myös suora linkki tarjouspyyntömateriaalin noutamiseksi. Tämä linkki tulee kopioida esim. Hilma-ilmoitukseen, mikäli aineisto halutaan sitä kautta ladattavaksi. Aukeavasta näkymästä pystytään seuraamaan ketkä ovat tarjousmateriaalin hakeneet, tehneet kopiotilauksia tarjousmateriaalista tai jättäneet tarjouksia tarjouspyyntöön. Tarjoukset voidaan avata ja ladata sen jälkeen, kun tarjousaika on umpeutunut.
Tarjouspyynnön seuranta ja tarjousten vastaanottaminen
Lähetettyjä tarjouspyyntöjä voidaan seurata Projektiuutisten kautta. Projektiuutisessa näkyy lähetetyn tarjouksen sisältö asiakirjoineen ja keille kaikille tarjouspyyntö on lähetetty. Uutinen näyttää myös tarjousten takarajan. Mikäli takarajaksi on asetettu väärä päivämäärä, voi tarjouspyynnön laatija tai pääkäyttäjä muokata päivämäärää. Projektiuutisissa voidaan myös seurata, ketkä tarjouspyynnön saaneista ovat käyneet noutamassa tarjouspyyntöasiakirjat tai tilanneet aineistosta paperikopiot. Samassa yhteydessä voidaan seurata myös Haahtela PRIS:iin jätettyjä tarjouksia, mikäli tarjousten vastaanotto on valittu tarjoussalkkua laadittaessa.
Jätetyt tarjoukset voidaan avata, kun tarjouspyynnön voimassaoloaika umpeutuu. Jätettyjä tarjouksia ja niiden kommentteja voidaan katsella suurennuslasikuvaketta klikkaamalla ja tarjoukset voidaan ladata klikkaamalla latauspainiketta. Mikäli halutaan ladata kerralla useampi tarjous, voidaan tarjoukset valita tähtivalinalla ja otsikkotasolta latauspainiketta klikkaamalla ladata kerralla kaikki jätetyt tarjoukset. Kun tarjouksia ladataan, ohjelma pakkaa tiedostot Zip-paketeiksi, ryhmitellen kunkin tarjouksen tarjoajan sähköpostiosoitteen mukaisesti. Mikäli sama tarjoaja on jättänyt tarjouksen useammassa osassa, tai jättänyt korvaavat tiedostot, ryhmitellään asiakirjat vielä tarjouksen jättöajankohdan mukaan omiin kansioihinsa.