Sisällysluettelo
- Projektin tiedot
- Projektin tila ja tilan asettaminen
- Omat tiedot
- Projektin osapuolet
- Kopiolaitoksen tiedot
- Hakemistojen muokkaus
- Projektin koko ja ilmoitusten asettaminen
Aktiivisen projektin tietoja voi tarkastella joko klikkaamalla ylävalikon Projekti-toimintoa ja siitä edelleen painaa i-nappia tai painamalla ylävalikossa olevaa projektin nimeä. Tällöin avautuvassa ikkunassa näytetään projektin perustiedot, liitetyt kopiolaitokset sekä henkilöt, joilla on käyttöoikeus projektiin. Lisäksi aktiivisen projektin tietoja voi tarkastella Asetukset-painikkeen avulla. Tässä tapauksessa valitaan haluttu aihe Asetukset-valikosta.
Projektin tiedot
Projektin pääkäyttäjälle näkyy projektin tiedoissa Muokkaa-painike. Tämän painikkeen takaa pystytään muokkaamaan projektin tietoja, asettamaan projekti lepotilaan ja arkistoimaan projekti, sekä tilaamaan projektin asiakirjoista loppupolttoa vastaava tiedostopaketti.
Projektin tila ja tilan asettaminen
Projekti voidaan asettaa kolmeen eri tilaan, aktiivinen, lepotila ja arkistoitu. Projektin tilan voi muuttaa käyttäjä, joka on sekä organisaation, että projektin pääkäyttäjä.
Aktiivinen projekti
- Aktiivisella projektilla tarkoitetaan normaalia, käynnissä olevaa projektia, johon tallennetaan asiakirjoja ja josta tehdään kopiotilauksia. Lepotilassa oleva projekti
- Tyypillisesti lepotila alkaa, kun projekti on vastaanotettu + 1-2kk tai kun takuuaika päättyy + 1-2kk.
- Pääasiassa tilaajan omalle organisaatiolle jätetään käyttöoikeudet ja muut henkilöt poistetaan projektin käyttäjistä.
- Tietoja ja/tai asiakirjoja ei tallenneta/haeta aktiivisesti.
- Projektipankin ominaisuudet toimivat lepotilassa normaalisti.
- Projektista voi tilata CD/DVD-levyn projektin asiakirjoista. Tilaustietoihin annetaan tilaajan nimi ja toimitusosoite.
- Käyttäjä, joka on sekä organisaation, että projektin pääkäyttäjä, voi palauttaa projektin aktiiviseksi.
Arkistoitu projekti
- Tyypillisesti arkistotila alkaa, kun asiakirjoja tai muita tietoja ei tarvitse enää hakea, tallentaa ja jakaa.
- Arkistoidulla tilalla tarkoitetaan sitä, että projektin asiakirjoja ei saa ladattua projektista, eikä projektiin saa vietyä uusia asiakirjoja ja/tai tietoja.
- Projektista voi tilata CD/DVD-levyn projektin asiakirjoista. Tilaustietoihin annetaan tilaajan nimi ja toimitusosoite.
- Arkistointi-valinnasta toimitetaan palvelupyyntö Haahtela-kehitys Oy:lle.
- Arkistoitu projekti säilytetään toistaiseksi.
- Arkistoidun hankkeen saa siirrettyä aktiiviseksi erikseen pyydettäessä Haahtela-kehitys Oy:ltä.
- Arkistoidut projektit voidaan poistaa erikseen pyydettäessä.
Omat tiedot
Omat tiedot voidaan muuttaa valitsemalla Asetukset-painikkeen valikosta Omat tiedot -linkki. Aukeavasta ikkunasta voit tilata salasanan vaihtolinkin sähköpostiisi. Omat tiedot -ikkunassa näkyvä postiosoite tulee olla se osoite, johon haluat kopiotilaukset toimitettavan. Voit halutessasi estää ilmoitukset kyseisen projektin asiakirjojen muutoksista rastittamalla valintaruudun. Tässä ikkunassa voit myös valita, näytetäänkö kaikki Asiakirjakansioiden ryhmät vai vain kunkin kansion ensimmäinen ryhmä. Punaisella tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia.
Projektin osapuolet
Projektin osapuolia pääset tarkastelemaan valitsemalla Asetukset -painikkeen valikosta Projektin osapuolet -linkin.
Kopiolaitoksen tiedot
"Klikkaamalla Kopiolaitosten tiedot -linkkiä avautuu Projektin kopiolaitokset -ikkuna, johon voidaan lisätä enintään viisi kopiolaitosta. On tärkeää huomata, että ylimmäinen kopiolaitos toimii oletuskopiolaitoksena kopiotilauksia tehtäessä. Lisäksi on hyvä huomata, että kopiolaitosten lisäämisestä tai muokkaamisesta ilmoitetaan Haahtela-kehitys Oy:lle. Haahtela-kehitys Oy tiedottaa kopiolaitosta mahdollisista saapuvista kopiotilauksista ja luo kopiolaitokselle tunnukset, jotka toimitetaan kopiolaitokselle viimeistään vuorokauden kuluessa kopiolaitoksen lisäämisestä tai muokkaamisesta.
Mikäli järjestelmästä halutaan lähettää myös CD-tilauksia, tulee erikseen määrittää kopiolaitos, jolle tilaukset halutaan lähettää.
Projektin kopiotilausten oletusmaksajan tiedot voidaan täyttää samassa näkymässä. Oletusmaksajan tietojen täyttäminen mahdollistaa kopiotilausten tekemisen ennalta määritettyjen maksutietojen perusteella, ja käyttöoikeuksissa voidaan määrittää, kuka voi käyttää oletusmaksutietoja kopiotilausta tehtäessä.
Hakemistojen muokkaus
Hakemistorakennetta projektissa voidaan muokata pääkäyttäjäoikeuksilla valitsemalla Asetukset-valikosta Hakemistojen muokkaus -linkki. Organisaation pääkäyttäjä voi samassa näkymässä myös muokata uuden projektin oletusrakennetta.
Projektin koko ja ilmoitusten asettaminen
Projektin koko näytetään asetusvalikossa projektin ja organisaation pääkäyttäjille. Lisäksi pääkäyttäjä voi määrittää sähköposti-ilmoitukset valitsemilleen osapuolille projektin käyttämästä levytilasta. Näiden ilmoitusten avulla pääkäyttäjä voi seurata projektin käyttämän levytilan kasvua, mikä helpottaa muun muassa laskutuksen seuraamista.