Asiakirjahakemiston perusnäkymä ja painikkeet

Hakemistossa näkyvien kuvakkeiden selitykset:

•  valitaan kaikki näytettävät asiakirjat
•  tallentaa kaikki valitut asiakirjat koneellesi Zip-paketissa
•  lisätään valitut asiakirjat jakelukoriin
•  päivitetään asiakirja (viedään uusia versio, jolloin vanhaa ei tuhota)
•  muokataan, siirretään tai poistetaan asiakirja
•  haetaan dokumentit ajantasakohteelta
•  palautetaan dokumentit ajantasakohteelle
•  linkki asiakirjan tietoihin. Näkymä sisältää versiohistorian ja liitokset mm. jakeluihin.
•  asiakirjaa on kommentoitu
•  asiakirja on liitetty piirustusluetteloon, kuvakkeesta näkee myös asiakirjan piirustusluetteloon tallennetut tiedot, sekä kuvaketta klikkaamalla saadaan avattua kyseisen ryhmän piirustusluettelo
•  lisätään yksi tai useampi asiakirja valittuun hakemistoon
•  lisätään Zip -paketissa olevat asiakirja valittuun hakemistoon
•  lajitellaan näytössä näkyvät asiakirjat valitun otsikon mukaan

Asiakirjat esitetään hakemistossa ryhmittäin, tai erikseen valittaessa haluttu ryhmä kerrallaan, uusin asiakirja ylimpänä. Asiakirjoja voidaan hakea näkymästä selitteen ja tiedostonimen perusteella, sekä näkymä voidaan lajitella selitteen, tiedostonimen tai päivämäärän mukaan. Ohjelma näyttää myös näkyviin suodatettujen asiakirjoen lukumäärän asiakirjalistauksen yhteydessä. Uusia ryhmiä voidaan lisätä joko asiakirjojen lisäyksen yhteydessä, tai Lisää uusi ryhmä -valinnalla.

Asiakirjan lisätiedot ja versiohistoria

Asiakirjojen yhteydessä näytetään lisätietopainike . Painiketta painamalla aukeaa Asiakirjan lisätiedot-näkymä. Lisätiedoissa näytetään asiakirjan aikaisemmat versiot, lisäyspäivämäärät, lisääjä ja tiedoston koko. Näkymässä näytetään myös kaikki jakelukorit, joihin asiakirja on lisätty.

Asiakirjojen lisääminen ja päivittäminen Haahtela PRIS™:iin

Asiakirjojen lisäys ohjelmaan tapahtuu helpoiten raahaamalla halutut tiedostot omalta tietokoneelta tai esimerkiksi Rakennuttamistiedosta PRIS:n asiakirjanäkymään.

Raahaustoiminto avaa asiakirjojen kohdistusnäkymän, jossa voidaan määrittää, mihin ryhmään asiakirja, tai asiakirjat halutaan lisätä. Mikäli lisättävät tiedostot ovat samalla nimellä, kuin aikaisemmin lisätyt asiakirjat, ohjelma tunnistaa tiedostot päivitettäviksi tiedostoiksi. Tällöin asiakirjat kohdistuvat automaattisesti ryhmiin, eikä tässä näkymässä tarvitse tehdä muutoksia. Mikäli tiedoston nimi on vaihtunut, voidaan päivitettävä tiedosto kohdistaa käsin haluttuun Haahtela PRIS:stä löytyvään tiedostoon Asiakirjojen kohdistusnäkymässä.

Kun ryhmä- ja kohdistustiedot ovat annettu, valinnalla Hyväksy ja jatka päästään täydentämään versio- sekä muut lisätiedot.

Asiakirjojen metatiedot ja niiden täyttö

Asiakirjojen kohdistusnäkymän jälkeen asiakirjoille annetaan lisätiedot.

• Selite kuvaa asiakirjan sisällön ja esimerkiksi toteutusvaiheessa piirustusluettelossa olevassa asiakirjassa selitteenä käytetään piirustusluettelossa käytettyä selitettä.
• Versio kertoo asiakirjan version/revision ja se päivittyy asiakirjaa päivitettäessä automaattisesti. Se voidaan kuitenkin asettaa myös käsin halutuksi. Versiointi toimii niin kirjaimilla, kuin numeroilla (desimaaleilla tai ilman).
• Kommentti -kenttään voidaan lisätä versioon liittyviä tietoja, esimerkiksi mitä versiossa on muutettu.

Kun asiakirja halutaan liittää Haahtela PRIS™ -järjestelmän piirustusluetteloon, valitaan ruksi kohtaan PL, jolloin valinnan jälkeiset syöttökentät aktivoituvat. Tällöin on mahdollista liittää asiakirjaan piirustusluetteloa varten tarvittava tiedot.

• Suunnitteluala
• piirustuslaji
• Mittakaava
• -uonti- ja muutospäivämäärä

Suunnitteluala ja piirustuslaji toimivat ohjelman sisäisessä piirustusluettelossa myös ryhmittelytietona

Näkymässä oleviin tummennettuihin otsikoihin on lisätty lisätoimintoja, kuten Vaihda samaksi kuin ylin, jonka avulla saa vaihdettua kerralla kaikkiin lisättäviin tiedostoihin sama arvo. Luonti- ja muutospäivämäärien otsikkoa klikkaamalla saadaan myös lisättyä kuluva päivämäärä. Jokaisen klikkauksen jälkeen seuraava toiminto näytetään kun viedään hiiri ko. otsikon päälle.

Huomaa, että Haahtela PRIS™ ehdottaa selitteeksi tiedostonimeä ilman tiedostotunnistetta, mutta se voidaan muuttaa kuten versiotunnuskin. Tiedostonimi voidaan siirtää myös piirustusnumeroksi tai kommentiksi.

Lisätyt asiakirjat tallentuvat järjestelmään painamalla Tallenna -painiketta. Ohjelma tarkastaa tässä vaiheessa annettujen tietojen oikeellisuuden.

Asiakirjan lisääminen Haahtela PRIS™:iin -painikkeella

Asiakirjoja voidaan lisätä valitsemalla tiedostot omalta tietokoneelta -painikkeen avulla.  -painikkeen painalluksen jälkeen avautuu ikkuna, jossa valitaan halutut tiedostot omalta tietokoneelta ja syötetään kullekin asiakirjalle siihen liittyvät tiedot samalla tavalla, kuin raahaustoimintoa käytettäessä.

Usean asiakirjan vienti ja päivittäminen Haahtela PRIS™ -järjestelmän käyttöliittymästä Zip-tiedoston avulla

Asiakirjat voidaan lisätä myös Zip-pakettia käyttäen  -painikkeesta tai raahaamalla paketti selain näkymään. Mikäli Zip-tiedosto lisätään raahaamalla, ohjelma kysyy käyttäjältä halutaanko paketti purkaa, vai lisätäänkö paketti sellaisenaan. Mikäli paketti halutaan purkaa, avautuu ikkuna, jossa valitaan ryhmä, johon paketti puretaan. Valinnan jälkeen ohjelma purkaa paketin ja näyttää käyttäjälle paketissa olleet asiakirjat.

-nappia painettaessa aukeavaan ikkunaan määritetään haluttu ryhmä, jonka alle tiedostot lisätään. Purettavan zip -tiedoston sijainti valitaan Selaa -painikkeella, jonka jälkeen valitaan Tallenna -painiketta, jolloin PRIS purkaa ja näyttää tiedon zip-tiedoston sisältämistä asiakirjoista. ”Puretut asiakirjat” -listaus näyttää tiedon siitä, onko kyseinen tiedosto jo olemassa valitussa ryhmässä. Uusi? -valinnalla tiedosto viedään järjestelmään uutena tiedostona. Tämä valinta on päällä automaattisesti, ellei samannimistä tiedostoa ole jo olemassa. Mikäli päivitettävän tiedoston nimi on vaihtunut, voidaan ruksi ottaa pois ja valita päivitettävä asiakirja alasvetovalikosta. Hyväksy ja jatka -painikkeesta aukeaa ikkuna, joka vastaa usean asiakirjan viennin yhteydessä kuvattua ikkunaa ja joka täytetään vastaavalla tavalla kuin edellä on kerrottu.

Usean asiakirjan päivitys

Haahtela PRIS™-järjestelmässä on mahdollista muokata ja käsitellä useampia asiakirjoja samanaikaisesti. Dokumenttien hallinnassa valitaan ensiksi pääikkunan puuhakemiston valikosta suunnitteluala tai aihekokonaisuus, jota halutaan käsitellä. Tämän jälkeen voidaan valita ruksaamalla kaikki ne asiakirjat, joita halutaan päivittää ja valitaan . Valinta avaa näkymän, jossa voidaan hakea päivitettävät asiakirjat omalta tietokoneelta ja täyttää tiedostolle lisätiedot, kuten ohjeessa on edellä kuvattu. Yksittäinen asiakirja voidaan päivittää vastaavalla tavalla tiedostorivillä löytyvää  -kuvaketta painamalla.

Usean asiakirjan muokkaus

Asiakirjoja muokkaaminen tapahtuu vastaavasti kuin päivitystoimintokin. Sen jälkeen, kun muokattavat asiakirjat on valittu, painetaan viivan yläpuolella olevaa -painiketta. Tämä valinta avaa ikkunan, josta voidaan valita haluttu toiminto. Muokkaa, Siirrä ja Poista -vaihtoehdoista.

Asiakirjojen muokkaus

Muokkaa -toiminnon jälkeen avautuu vastaavan sisältöinen ikkuna kuin asiakirjojen päivittämisessä.

Asiakirjojen siirto

Siirrä - toiminnon avulla voidaan siirtää halutut asiakirjat hakemistopuussa haluttuun hakemistoon ja ryhmään. Siirtoikkunassa on mahdollista luoda uusia ryhmiä kohdehakemiston alle. Kohdehakemistoja ei voi luoda tässä yhteydessä. Hakemistojen hallinta tapahtuu projektin pääkäyttäjien toimesta.

Asiakirjan poisto

Poisto -toimintoa tulee käyttää harkiten, esimerkiksi tilanteessa, jossa huomataan että lisätty asiakirja ei kuulunut kyseiseen projektiin. Muussa tapauksessa suositellaan uuden version päivittämistä. Poisto -toiminto poistaa aina vain uusimman asiakirjaversion. Poista -nappi varmistaa käyttäjältä yhden kerran halutaanko asiakirja varmasti poistaa.

Kaikista yhden istunnon aikana lisätyistä, päivitetyistä, muokatuista ja poistetuista asiakirjoista voidaan lähettää käyttäjille tiedote Lopetus -toiminnon kautta (yläpalkissa oikealla)

Asiakirjojen muokkausoikeudet

Kaikilla käyttäjillä, joilla on kirjoitusoikeus kyseiseen hakemistoon, on oikeus päivittää asiakirja uuteen versioon -napilla. Muokkausoikeus on oletuksena vain käyttäjän itse lisäämiin asiakirjoihin. Mikäli käyttäjälle annetaan hakemiston hallintaoikeus, saa käyttäjä muokata (ja poistaa) myös muiden lisäämiä asiakirjoja ko. hakemistossa.

Asiakirjan lisääminen jakelukoriin ja jakelukorien sisältö

Kun halutaan lisätä asiakirjoja jakelukoriin, valitaan näytöltä ensin halutut asiakirjat ja sen jälkeen valitaan jakelukori -painike, jolla asiakirjat liitetään joko olemassa olevaan tai uuteen jakelukoriin. Uusi jakelukori voidaan liittää myös suoraan työmaajakeluun valitsemalla Liitä työmaajakeluun -valinta. Mikäli valitut asiakirjat halutaan lisätä aikaisemmin luotuun jakelukoriin, tai -koreihin, valitaan listalta halutut korit rastittamalla valintaruudut korien nimien edestä