Sisällysluettelo
- Jakelukorien luonti ja toiminnot
- Korin ominaisuudet
- Jakelutavat
- Asiakirjojen siirto Haahtela RES™ -huoltokirjaan
- Asiakirjajakelun seuranta ja tilausloki
- Työmaajakelu
- Työmaajakelun laatiminen tiivistetysti
- Jakeluryhmät
Huom!
Pääikkunan ylävalikosta Jakelut -osiossa voidaan tehdä kopiotilauksia sekä luoda ja muokata eri jakeluryhmiä.
Kaikki jakelut tehdään käyttämällä jakelukoreja. Yksi jakelukoreista on automaattisesti piirustusluettelo.
Jakelut -osiossa voidaan Kopiotilauksella tehdä jakelukorista tai omalla tietokoneella sijaitsevista asiakirjoista kopiotilaus. Kopiotilauksen mukana tulee toimittaa kopiotavat asiakirjat ja jakelulista. Jakelulista voidaan liittää joko erillisenä tiedostona tai PRIS:n omana jakeluryhmänä. Jakelulistassa tulee olla mukana myös käsittelytiedot. Jakelulistan ja käsittelytietojen mukaisesti kopiolaitos jakaa kopiot vastaanottajille vaadituin käsittelyin.
Tee kopiotilaus -napin painamisen jälkeen lähtee kopiotilauksesta ilmoitus kopiolaitokselle, joka noutaa kopiotilauksen zip-paketin omilla käyttäjätunnuksillaan.
Jakelukorien luonti ja toiminnot
Jakelut -osiossa voidaan lisätä, kopioida ja poistaa jakelukoreja, sekä muokata valitun jakelukorin nimeä. Käytettävä jakelukori valitaan alasvetovalikosta, jossa on myös hakutoiminto, joka helpottaa oikean korin löytämistä.
Jakelukorin luonti Jakelut -osiossa
Jakelukoreja voidaan tehdä valinnalla Uusi kori.
Valittaessa Uusi kori -linkin, ohjelma avaa uuden ikkunan, johon syötetään jakelukorin nimi ja valitaan näkyvyys, lukita kori sekä lisätä kori työmaajakeluun. Tallenna -painikkeen painamisen jälkeen voidaan joko sulkea näkymä tai lisätä juuri luotuun koriin halutut asiakirjat. Jakelukori voidaan tässä yhteydessä myös lukita ja/tai liittää työmaajakeluun.
Jakeluista uutta koria tehtäessä asiakirjojen lisäys tapahtuu erillisen näkymän kautta, jossa voidaan valita asiakirjoja joko hakemistopuusta, piirustusluettelosta tai toisesta tarjouskorista. Jakelukorin luonnin yhteydessä asiakirjoja voidaan lisätä useista alikansioista yhdellä kertaa. Kun kaikki halutut asiakirjat on valittu, painetaan Valitse -painiketta.
Asiakirjojen lisäys Jakelukoriin Jakelut-osiossa
Asiakirjoja voidaan lisätä olemassa olevaan jakelukoriin valitsemalla haluttu jakelukori ja tämän jälkeen valitsemalla Lisää -linkki. Valinta avaa uuden ikkunan, jossa voidaan valita mistä asiakirjoja haetaan ja mihin asiakirjoja halutaan liittää. Asiakirjoja voidaan liitää hakemistopuusta, piirustusluettelosta ja toisesta jakelukorista.
Asiakirjoja voidaan liittää hakemistopuusta lisättäessä useista eri hakemistoista ja samalla voidaan myös poistaa korissa olevia asiakirjoja ottamalla valinta pois ao. asiakirjan kohdalta. Kun muutokset on tehty, valitaan Valitse -painike ja muutokset tallentuvat jakelukoriin.
Asiakirjojen päivittäminen jakelukorissa
Jakelukoreissa säilyy liitetty versio asiakirjasta, ellei sitä erikseen päivitetä. Kun käyttäjä päivittää asiakirjan projektipankissa, joka on liitetty jakelukoriin, ohjelma merkitsee Jakelukorissa olevat asiakirjat punaisella kolmiolla. Käyttäjä voi halutessaan päivittää jakelukorin sisällön uusimpiin versioihin klikkaamalla punaisia kolmioita päivittyneiden asiakirjojen edessä, tai valitsemalla haluamansa asiakirjat ja päivittämällä asiakirjalistauksen otsikkotasolta löytyvän punaisen kolmion avulla kaikki asiakirjat kerralla.
Jakelukorina piirustusluettelo
Jakelukoreissa näkyy automaattisesti myös piirustusluetteloon lisätyt tiedostot.
Piirustusluettelo -jakelukorin näkymä poikkeaa muista jakelukoreista, se on lähes samanlainen kuin piirustusluettelo muutenkin. Piirustusluettelo -jakelukorista voidaan helposti valita edellisen itse tehdyn kopiotilauksen jälkeen tulleet tiedostot; Suodatus pvm -kentässä on oletuksena viimeisen tekemäsi kopiotilauksen päivämäärä. Mikäli se on tyhjä, käyttäjällä ei ole edellisiä kopiotilauksia.
Suodatuspäivämäärän jälkeen järjestelmään tallennettujen kuvien eteen tulee vihreä kolmio. Kaikki nämä uudet piirustukset voidaan näppärästi valita painamalla vihreää neliö-symbolia, jonka jälkeen valitut uudet kuvat voidaan helposti tilata. Suodatuspäivämäärän voi halutessaan muuttaa ja päivittää näkymän painamalla päivitysnappia. Suodatukset Piirustusluettelo -jakelukorissa toimivat muuten samaan tapaan kuin varsinaisessa Piirustusluettelossa.
Korin ominaisuudet
Jakelukorin näkyvyys ja hallinta
Korin ominaisuudet -otsikon alta voidaan Jakelukorin näkyvyyttä muokata myös korin luonnin jälkeen. Julkiseksi jakelukori saadaan valitsemalla valinta Julkinen kori, jolloin käyttäjät joilla on käyttöoikeus osioon, näkevät jakelukorin. Vaihtoehtoisesti jättämällä valinnan pois, kori on yksityinen. Yksityisen korin näkee vain korin luoja ja projektin pääkäyttäjät. Korin näkyvyys voidaan rajata tarkemmin valitsemalla Rajaa näkyvyys/hallinta, jolloin korin näkyvyys pystytään rajaamaan käyttäjäkohtaisesti.
Korin näkyvyyden lisäksi korin hallintaoikeuksia voidaan rajoittaa käyttäjäkohtaisesti. Jakelukorin hallintaoikeudella käyttäjä saa mm. lisätä ja poistaa asiakirjoja korista, siirtää tarjouspyyntökorin tai sopimuskorin asiakirjoja otsikolta toiselle, muokata tarjous- tai sopimuskorin asiakirjaluetteloiden päivämääriä, muutta tarjouspyyntökori takaisin jakelukoriksi sekä muokata tarjouspyyntökorin tai sopimuskorin tiedostojen selitteitä ja päivämääriä. Mikäli ollaan muuttamassa sellaisen korin näkyvyyttä, josta on lähetetty tarjouspyyntö, ilmoitetaan siitä muutoksen yhteydessä.
Korien näkyvyys voidaan määrittää myös käyttäjän näkökulmasta, jolloin valitaan yksi käyttäjä ja näytetään kaikki korit, joista valitaan kunkin korin näkyvyys ja hallinta ko. käyttäjälle.
Jakelukorin muoto
Kaikki uudet korit ovat oletuksena Jakelukoreja, nämä voidaan muuttaa Tarjoupyyntökoreiksi tai sopimuskoreiksi.Tarjouspyyntöasiakirjat -kansion kautta voidaan siirtyä tarkastelemaan tarjouspyyntökoreja ja lukittuja Sopimuskoreja kansion yläreunasta löytyvistä linkeistä. Linkin suodattavat Jakelut-näkymän korisuodatukset linkin nimien mukaisesti valmiiksi.
Tarjouspyyntökori
Muuttamalla jakelukori tarjouspyyntökoriksi, saadaan tarjouspyyntömateriaaliin mukaan otsikointi ja asiakirjaluettelo tarjouksen liitteeksi. Jakelukorin muuttuessa tarjouskoriksi, tiedostot nimetään uudelleen siten, että niihin tulee mukaan liitenumero, päivämäärä sekä versionumero.
Tarjouspyyntökorien näkyvyyttä on syytä rajoittaa Rajaa näkyvyys/hallinta -toiminnolla. Käyttäjää voi valita ketkä näkevät ja kenellä on muokkausoikeudet jakelukoreihinsa. Nämä valinnat vaikuttavat myös lähetettyjen tarjoussalkkujen näkyvyyteen projektiuutisissa.
Muutettaessa jakelukori tarjouspyyntökoriksi, ohjelma lisää automaattisesti otsikot ja ryhmittelee asiakirjat tiedostojen sijainnin perusteella. Järjestystä voidaan muuttaa myös raahaamalla. Otsikoita voidaan muuttaa klikkaamalla otsikkoa. Asiakirjan selitettä voidaan muokata painamalla edit -painiketta asiakirjan edessä. Ohjelma muodostaa asiakirjoista sähköisen asiakirjaluettelon ja pelkistetyn asiakirjaluettelon, joka on tarkoitettu tarjouspyynnön liitteeksi.
Sopimuskori
Tarjouspyyntökori voidaan kopioida sopimuskoriksi. Kopioitaessa tarjouspyyntökori sopimuskoriksi, ohjelma pyytää käyttäjää tarkastamaan sopimuskorin näkevät ja muokkausoikeuden saavat henkilöt. Nämä valinnat vaikuttavat myös lähetettyjen tarjoussalkkujen näkyvyyteen projektiuutisissa. Sopimuskori vastaa ominaisuuksiltaan tarjous-pyyntökoria, erona tarjouspyyntökoriin verrattuna on, että sopimuskori voidaan lukita pysyvästi, sekä arkistoida. Ohjelma tarkastaa tiedostomuodot siirrettäessä tarjouskoria sopimuskoriksi. Sopimuskoriin tulee tallentaa lähtökohtaisesti vain arkistointiin sopivaa materiaalia, kuten plt-, pdf-, tif- ja tiff-muotoiset asiakirjat. Kun sopimuskori lukitaan, asiakirjat ja asiakirjaluettelot lukkiutuvat pysyvästi, eikä koria saada enää avattua tai muokattua. Korista voidaan kuitenkin tehdä kopiotilauksia, tarjouspyyntöjä jne. kuten muistakin koreista. Lukittu sopimuskori voidaan kopioida, jolloin ohjelma luo sopimuskorin, joka ei ole lukittu ja koria voidaan muokata tarpeiden mukaan. Sopimuskorin kopio voidaan myös siirtää takaisin jakelukoriksi tai tarjouskoriksi.
Jakelutavat
Kopiotilaus
Kun kopiotilaukseen on valittu jakelukorista halutut asiakirjat, siirrytään eteenpäin painamalla Kopiotilaus - painiketta. Mikäli käytettävän jakelukorin asiakirjoja on päivitetty uudempaan versioon, ennen varsinaista kopiotilausta, aukeaa Jakelukorin sisältö -ikkuna. Ikkunassa valitaan kopiotilaukseen haluttu asiakirjaversio, sekä valitaan, halutaanko jakelukoriin päivittää uusimmat versiot asiakirjoista.
Tämän jälkeen aukeaa varsinainen kopiotilausikkuna. Näkymässä valitaan haluttu kopiolaitos, täytetään maksutiedot, jos eivät täyty automaattisesti, ja valitaan Jakelutiedot. Jakelutiedoissa valitaan vastaanottajat joko jakeluryhmää tai erillistä jakelulistaa käyttäen ja kirjoitetaan halutessaan viesti kopiolaitokselle.
Kun tarvittavat tiedot on syötetty, klikataan Tee kopiotilaus -painiketta. Tämän jälkeen avautuu Tilausvahvistus-ikkuna. Lopullinen kopiotilauksen hyväksyntä tehdään klikkaamalla Hyväksy kopiotilaus -painiketta.
Sähköposti
Sähköposti -painikkeella voidaan lähettää sähköpostia jakeluryhmiä käyttäen, tai kirjoittamalla vastaanottoja -kenttään suoraan halutut sähköpostiosoitteet.
Jakelukorin sisältämät liitetiedostot pakataan zip-paketiksi, mikäli käyttäjä niin valitsee, ja lähetetään vastaanottajille sähköpostin liitetiedostona. Toimintoa voi käyttää myös ilman jakelukoria, tällöin toiminto toimii normaalina sähköpostin lähetyksenä. Mikäli vastaanottajissa on virheellisiä sähköpostiosoitteita, tulee siitä ilmoitus sähköpostin lähettäjälle.
Sähköpostisalkku
Sähköpostisalkulla voidaan lähettää valittu jakelukori latauslinkkinä halutuille vastaanottajille. Vastaanottajille lähtee sähköpostitse tunnukset ja ohjeet, joiden avulla on mahdollista ladata sähköpostisalkussa käytetyn jakelukorin asiakirjat.
Sähköpostisalkkua suositellaan käytettävän sähköposti - toiminnon sijasta, jos jakelukori sisältää useita tai suurikokoisia tiedostoja. Projektiuutisista näkee ketkä ovat noutaneet sähköpostisalkun.
--------------------
HUOM!
PRIS-järjestelmän kautta lähetyn sähköpostisalkun vastaanottajat eivät näe toisiaan, eivätkä pääse itse projektipankkiin sisälle. Sähköpostisalkkujen vastaanottajat tarkastelevat asiakirjoja erillisen näkymän kautta.
Sähköpostisalkku-painikkeen jälkeen avautuu ikkuna, jossa täytetään asiakirjojen vastaanottajat, kohteen tiedot ja asiakirjojen noudon takaraja. Sähköpostiin on myös mahdollista kirjoittaa vapaata tekstiä. Sähköpostisalkun näkyvyyttä projektiuutisissa voidaan rajoittaa muuttamalla jakelukorin näkyvyyttä.
Asiakirjojen siirto Haahtela RES™ -huoltokirjaan
Mikäli projektipankkiin kirjautuneella käyttäjällä on käytössä myös Haahtela RES -huoltokirjasovellus, voidaan projektilta siirtää asiakirjoja halutulle kohteelle huoltokirjaan. Asiakirjoista, jotka halutaan siirtää projektipankista huoltokirjaan, luodaan jakelukori. Jakelut-osiossa valitaan ko. jakelukori ja valitaan RES-Julkaisu -painike. Painike tulee näkyviin vain silloin, jos käyttäjällä on tunnukset molempiin ohjelmiin samalla sähköpostiosoitteella.
Avautuvassa ikkunassa valitaan kohde, johon asiakirjoja halutaan viedä. Mikäli käyttäjällä on käyttöoikeudet useampaan organisaatioon, valitaan ensiksi oikea organisaatio alasvetovalikosta. Lisäksi voidaan valita lisäsuodatukset Kiinteistöryhmä ja Huoltopiiri. Tämän jälkeen valitaan Kiinteistö-kohdan alasvetovalikosta haluttu kohde, johon asiakirjat halutaan viedä.
Kun kiinteistö on valittu, tulee näkyviin vietävät asiakirjat, sekä ko. asiakirjojen kohdistusvalinnat. Asiakirjat voidaan määrittää julkisiksi/yksityisiksi, niiden selitettä voidaan muokata, sekä valitaan Ryhmä (ja mikäli ryhmän alta löytyy alaryhmiä, voidaan myös Alaryhmä määrittää), johon asiakirja huoltokirjassa tallennetaan. Asiakirjalle voidaan tallentaa haluttaessa myös kommentti. Kun kaikille vietäville asiakirjoille on määritetty kohdetiedot, valitaan Julkaise -painike, jonka jälkeen ohjelma julkaisee tiedostot huoltokirjaan. Kun asiakirjat on julkaistu, ohjelma ilmoittaa onnistuneesta viennistä seuraavasti: RES järjestelmän kiinteistöön ”X” julkaistiin ”N” asiakirjaa!
Asiakirjajakelun seuranta ja tilausloki
Kun kopiotilaus on tehty, tulee siitä ilmoitus sekä kopiotilauksen tekijälle (sisään kirjautujan sähköpostiosoitteeseen), että tietenkin kopiolaitoksen sähköpostiosoitteeseen. Kopiolaitoksen sähköpostissa on kyseisen kopiotilauksen www-osoite, josta kopiolaitos noutaa kopiotilauksen. Kun kopiolaitos on noutanut kopiotilauksen, tulee siitä ilmoitus sähköpostitse kopiotilauksen tekijälle. Kaikki kopiotilaukset näkyvät Projektiuutiset - kohdassa, josta voidaan lähettää muistutus kopiolaitokselle, jos se ei ole noutanut kopiotilausta 24h aikana. Myös kaikki muut jakelutavat tallentuvat uutiseksi Projektiuutisiin, josta näkee kuka on lähettänyt tiedostoja ja kenelle.
Työmaajakelu
Työmaajakelu on Jakelut -osion ominaisuus, jolla jaellaan jakelukorien kopiotilaukset etukäteen määriteltyjen jakeluryhmien mukaisesti. Työmaan aikaisessa suunnitelmien jakelussa lähtökohtana on se, että työmaa tilaa kaikkien urakoitsijoiden ja toimittajien tarvitsemat suunnitelmat Haahtela PRIS™ -järjestelmästä. Em. menettely on välttämätöntä siksi, että työmaalla tulee aina olla tieto siitä millä suunnitelmilla ja millä suunnitelmarevisioilla kukin urakoitsija ja toimittaja, milloinkin toimivat. Käytännössä tämä tarkoittaa, että yksittäinen työmaan henkilö lähettää päivittäin lukuisia kopiotilauksia erinäisillä jakelulistoilla. Työmaajakelu -ominaisuudella pyritäänkin helpottamaan juuri tätä työtä, ja kukin työmaalla tilauksia tekevä henkilö voi kasata jakelukoreista haluamiaan kokonaisuuksia, joita käyttää kopiotilausten tekemiseen. Työmaajakelu -kokonaisuudesta ei siis tarvitse tehdä kuin yksi kopiotilaus, jolloin jakelun kaikista koreista lähtee kopiotilaukset etukäteen määriteltyjen jakeluryhmien (jakelulistojen) mukaan. Työmaajakelua ei ole nimestään huolimatta tarkoitettu pelkästään työmaalla tapahtuvaa kopiojakelua varten, vaan ominaisuutta voidaan hyödyntää tarvittaessa muuhunkin.
Työmaajakelun luonti ja jakelukorien lisäys työmaajakeluun
Uusi Työmaajakelu voidaan tehdä Jakelut -osiossa, joko kopioimalla aikaisemmin luotu työmaajakelu nyt tehtävän jakelun pohjaksi, tai luodaan tyhjä Työmaajakelu, johon lisätään jakelukorit myöhemmin;
Työmaajakelu voidaan luoda myös kopioimalla jakelukori työmaajakeluun rastittamalla Työmaajakelu -valinta Korin ominaisuudet -otsakkeen alta. Kun jakelukorin ominaisuuksista asetetaan työmaajakelukori -valinta päälle, korin kopioinnin yhteydessä voidaan valita mihin Työmaajakeluun kori kopioidaan, tai annetaan uudelle Työmaajakelulle nimi.
Työmaajakeluun voidaan lisätä koreja hakemistoista, piirustusluettelosta, asiakirjalokista tai suoraan Jakelut -osiosta sekä työmaajakelussa, eli jokaisesta paikasta, mistä ohjelmassa voidaan tehdä myös normaaleita jakelukoreja. Olemassa olevia jakelukoreja voidaan lisätä suoraan Työmaajakelu -näkymässä, valitsemalla Lisää kori -linkki.
Kopioitaessa koria työmaajakeluun, korille tulee valita näkyvyys työmaajakelussa. Työmaajakelun jokaisella korilla voi olla toisiinsa nähden eriävät näkyvyydet. Työmaajakelun laatija voi antaa haluamilleen osapuolille näkyvyydet jakelunsa koreihin. Tällä tavalla jakelun laatija voi määrittää näkyvyyden työmaajakelun koreille siten, että esimerkiksi tietyn urakan urakoitsija voi käydä tilaamassa yhdellä kertaa kaikki urakkaansa kuuluvat asiakirjat Työmaajakelun avulla.
Työmaajakelun sisältö ja korien valmistaminen kopiotilauksiin
Työmaajakelussa näytetään kaikki kyseiseen Työmaajakeluun liitetyt jakelukorit, sekä niihin liitetyt jakeluryhmät. Jokaisessa jakelukorissa näytetään aina jakelukoriin liitettyjen asiakirjojen uusimmat versiot, joten korien sisältöä ei tarvitse erikseen päivittää ennen kopiotilausten lähettämistä.
Työmaajakelun Jakelukoreihin voidaan lisätä asiakirjoja myös jälkikäteen Lisää -linkin avulla. Suunnittelija tai asiakirjan lisääjä/päivittäjä voi halutessaan lisätä asiakirjat työmaajakelun jakelukoreihin suoraan shopping_cart - painikkeella, ilman Jakelut -osioon siirtymistä. Työmaajakeluun liitetty jakelukori voidaan myös korvata samalla korilla. Toimintoa voidaan käyttää esimerkiksi tilanteessa, jossa alkuperäisen korin sisältö on muuttunut ja muutos halutaan päivittää myös Työmaajakeluun. Työmaajakelun korien näkyvyys määritellään työmaajakelussa korikohtaisesti, jolloin samassa työmaajakelussa näkyvyydet voivat vaihdella koreittain/käyttäjittäin. Tällöin voidaan esimerkiksi tietylle urakoitsijalle asettaa näkyvyys urakkaa koskeviin koreihin, jolloin hän voi itse tehdä kopiotilaukset niin halutessaan. Mikäli käyttäjälle määritetään myös hallintaoikeus, käyttäjä voi muokata korin sisältöä ja muiden osapuolien näkyvyyttä kyseisessä korissa.
Työmaajakelun tilaaminen
Ennen kuin Työmaajakeluun liitetystä Jakelukorista voidaan tehdä kopiotilaus, on siihen liitettävä Jakeluryhmä. Jakeluryhminä käytetään samoja jakeluryhmiä, kuin normaaleita kopiotilauksia tehtäessä. Jakelukorien Jakeluryhmiä voidaan vaihtaa, mikäli käyttäjällä on hallintaoikeus Työmaajakeluun liitettyyn jakelukoriin.
Työmaajakelussa olevien jakelukorien asiakirjat ovat aina uusimmissa versioissa, eikä niitä siis tarvitse erikseen päivittää, kuten normaaleissa jakelukoreissa. Työmaajakelun kopiotilaukset tehdään siis aina asiakirjojen uusimmista versioista ja viimeksi tehdyn kopiotilauksen jälkeen päivittyneet asiakirjat ovat esivalittuina ja korostettu vihreällä kolmiolla.
Ohjelma ottaa talteen viimeisten kopiotilausten ajankohdat ja tekijät. Tämän avulla uuden kopiotilauksen tekijä voi katsoa, onko tietyn ajankohdan jälkeen asiakirjoihin tullut päivityksiä. Mikäli päivittyneitä asiakirjoja löytyy, ohjelma valitsee ko. asiakirjat ja käyttäjä voi tehdä päivittyneistä asiakirjoista kopiotilauksen.
Kun halutut jakelukorit ja asiakirjat on valittu, voidaan kopiotilaus tehdä painamalla Kopiotilaus -painiketta. Tämän jälkeen kopiotilaus -näkymässä näytetään tilaukseen mukaan tulleet jakelukorit jakelutietoineen, sekä kunkin korin asiakirjat. Näiden lisäksi käyttäjän tulee määrittää normaalit kopiotilaustiedot, kuten kopiolaitos, josta kopiot tilataan, maksajan tiedot, sekä mahdolliset erilliset jakelulistat/tiedostopaketit, sekä viesti kopiolaitokselle. Kopiotilaus tehdään painamalla Tee kopiotilaus, jonka jälkeen käyttäjälle näytetään vielä tilausvahvistus ennen varsinaisen tilauksen lähettämistä. Kopiotilaus toimitetaan kopiolaitokselle Hyväksy kopiotilaus -painikkeella.
Työmaajakelun kopiotilausten seuranta
Kun työmaajakelun kopiotilaus on tehty, tulee siitä ilmoitus sekä kopiotilauksen tekijälle (sisään kirjautujan sähköpostiosoitteeseen), että kopiolaitoksen sähköpostiosoitteeseen. Jokaisesta Työmaajakeluun liitetystä jakelukorista lähtee kopiolaitokselle erillinen kopiotilaus ja jokaista työmaajakelusta luotavaa kopiotilausta voidaan seurata kootusti Projektiuutisissa Yksittäisen työmaajakelun alta. Kopiolaitokselle lähtevässä sähköpostissa on kunkin kopiotilauksen www-osoite, joista kopiolaitos noutaa kopiotilaukset. Kun kopiolaitos on noutanut kopiotilauksen, tulee siitä ilmoitus sähköpostitse kopiotilauksen tekijälle. Työmaajakelun kopiotilaukset näkyvät Projektiuutisissa Työmaajakelu -nimikkeellä. Kukin työmaajakelu on oma uutinen, joidenka alta voidaan seurata yksittäisten jakelukorien tilausten etenemistä.
Työmaajakelun laatiminen tiivistetysti
- Luo Työmaajakelu(t) valmiiksi Jakelut -osiossa.
- Luo jakelukorit urakoittain, koreja voi luoda ja lisätä työmaajakeluun sitä mukaan kun niitä tulee, kaikkia ei tarvitse heti olla tiedossa.
- Luo jakeluryhmät urakoitsijoittain/käyttäjäryhmittäin.
- Kopioi jakelukorit työmaajakeluun, valitse korien näkyvyys sen mukaan, kenet oletetaan käyttävän koria.
- Liitä jakeluryhmät jakelukoreihin
- Tee kopiotilaus kaikista jakelukoreista kaikkine asiakirjoineen yhdellä tilauksella tai valitse vain halutun kopiotilauksen jälkeen päivittyneet asiakirjat
Jakeluryhmät
Jakeluryhmä pitää sisällään tarvittavat tiedot kopiotilausten toimittamiseksi valituille henkilöille. Jakeluryhmät toimivat vastaavasti myös sähköpostijakeluissa. Jakeluryhmiä voidaan luoda valmiiksi Jakelut-osion Jakeluryhmät -valinnalla. Jakeluryhmiä voidaan muokata ja luoda myös kopiotilauksen yhteydessä Muokkaa / uusi - nappia painamalla.
Jakeluryhmä -näkymässä on mahdollista myös määrittää vastaanottajiksi projektin ulkopuolisia henkilöitä.