Aktiivisen (istunnossa käsiteltävän) projektin tietoja voidaan tarkastella joko ylävalikon Projekti -toiminnolla ja siitä edelleen i -nappia painamalla tai painamalla ylävalikossa olevaa projektin nimeä. Aukeavassa ikkunassa on esitetty projektin perustiedot, liitetyt kopiolaitokset ja henkilöt, joilla on käyttöoikeus projektiin. Aktiivisen projektin tietoja pääsee tarkastelemaan myös Asetukset -painiketta painamalla ja valitsemalla haluamansa aiheen tämän jälkeen.

Projektin tiedot

Projektin pääkäyttäjälle näkyy projektin tiedoissa Muokkaa-painike. Tämän painikkeen takaa pystytään muokkaamaan projektin tietoja, asettamaan projekti lepotilaan ja arkistoimaan projekti, sekä tilaamaan projektin asiakirjoista loppupolttoa vastaava tiedostopaketti.

Projektin tila ja tilan asettaminen

Projekti voidaan asettaa kolmeen eri tilaan, aktiivinen, lepotila ja arkistoitu. Projektin tilan voi muuttaa käyttäjä, joka on sekä organisaation, että projektin pääkäyttäjä.

Aktiivinen projekti

• Aktiivisella projektilla tarkoitetaan normaalia, käynnissä olevaa projektia, johon tallennetaan asiakirjoja ja josta tehdään kopiotilauksia. Lepotilassa oleva projekti
• Tyypillisesti lepotila alkaa, kun projekti on vastaanotettu + 1-2kk tai kun takuuaika päättyy + 1-2kk.
• Pääasiassa tilaajan omalle organisaatiolle jätetään käyttöoikeudet ja muut henkilöt poistetaan projektin käyttäjistä.
• Tietoja ja/tai asiakirjoja ei tallenneta/haeta aktiivisesti.
• Projektipankin ominaisuudet toimivat lepotilassa normaalisti.
• Projektista voi tilata CD/DVD-levyn projektin asiakirjoista. Tilaustietoihin annetaan tilaajan nimi ja toimitusosoite.
• Käyttäjä, joka on sekä organisaation, että projektin pääkäyttäjä, voi palauttaa projektin aktiiviseksi.

Arkistoitu projekti

• Tyypillisesti arkistotila alkaa, kun asiakirjoja tai muita tietoja ei tarvitse enää hakea, tallentaa ja jakaa.
• Arkistoidulla tilalla tarkoitetaan sitä, että projektin asiakirjoja ei saa ladattua projektista, eikä projektiin saa vietyä uusia asiakirjoja ja/tai tietoja.
• Projektista voi tilata CD/DVD-levyn projektin asiakirjoista. Tilaustietoihin annetaan tilaajan nimi ja toimitusosoite.
• Arkistointi-valinnasta toimitetaan palvelupyyntö Haahtela-kehitys Oy:lle.
• Arkistoitu projekti säilytetään toistaiseksi.
• Arkistoidun hankkeen saa siirrettyä aktiiviseksi erikseen pyydettäessä Haahtela-kehitys Oy:ltä.
• Arkistoidut projektit voidaan poistaa erikseen pyydettäessä.

Omat tiedot

Omia tietoja päästään muuttamaan valitsemalla Asetukset -painikkeen valikosta Omat tiedot -linkin. Aukeavasta ikkunasta voidaan tilata salasanan vaihtolinkki sähköpostiin. Omat tiedot -ikkunassa näkyvä postiosoite tulee olla se osoite, johon kopiotilaukset halutaan toimitettavan. Asiakirjojen muutoksista tulevat ilmoitukset kyseisestä projektista saa halutessaan estettyä rastittamalla valintaruutu. Tässä ikkunassa voidaan myös valita, näytetäänkö Asiakirjakansioiden kaikki ryhmät, vai tuleeko näkyviin vain kunkin kansion ensimmäinen ryhmä. Punaisella tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia.

Projektin osapuolet

Projektin osapuolia päästään tarkastelemaan valitsemalla Asetukset -painikkeen valikosta Projektin osapuolet -linkin.

Kopiolaitoksen tiedot

Kopiolaitosten tiedot -linkistä aukeaa Projektin kopiolaitokset-ikkuna, johon voidaan määrittää yhteensä viisi kopiolaitosta. Huomaa, että ylin kopiolaitos on oletuskopiolaitos, kun tehdään kopiotilauksia. Lisäksi tulee huomata, että kun lisätään tai muokataan kopiolaitoksia, siitä lähtee tieto Haahtela-kehitys Oy:lle. Haahtela-kehitys Oy informoi kopiolaitosta mahdollisesti saapuvista kopiotilauksista ja luo salasanan, joka toimitetaan kopiolaitokselle viimeistään vuorokauden kuluessa kopiolaitoksen lisäämisestä tai muokkaamisesta.

Mikäli järjestelmästä halutaan lähettää myös CD-tilauksia, tulee erikseen määrittää kopiolaitos, mille tilaukset halutaan lähettää.

Projektin kopiotilausten oletusmaksajan tiedot voidaan täyttää samassa näkymässä. Oletusmaksajan tietojen täyttäminen mahdollistaa kopiotilausten tekemisen ennalta määritetyn maksutietojen mukaisesti ja käyttöoikeuksissa voidaan määrittää, kuka voi oletusmaksutietoja käyttää kopiotilausta tehtäessä.

Hakemistojen muokkaus

Projektin hakemistorakennetta päästään muokkaamaan pääkäyttäjäoikeuksin valitsemalla Asetukset -painikkeen valikosta Hakemistojen muokkaus -linkin. Organisaation pääkäyttäjä voi samassa näkymässä muokata myös oletusrakennetta, joka lisätään uudelle projektille.

Projektin koko ja ilmoitusten asettaminen

Projektin koko näytetään asetusvalikossa projektin ja organisaation pääkäyttäjille. Sen lisäksi, että projektin koko näkyy valikossa, voi pääkäyttäjä määrittää projektin käyttämästä levytilasta sähköposti-ilmoitukset valitsemilleen osapuolille. Ilmoitusten avulla pääkäyttäjä voi seurata projektin käyttämän levytilan kasvua muun muassa laskutusta silmällä pitäen.