Ett projekt kan sättas i tre olika tillstånd: aktivt, viloläge och arkiverat. Projektets status kan ändras av en användare som är huvudansvarig för projektet.
Aktivt Projekt
Ett aktivt projekt avser ett normalt, pågående projekt där dokument lagras och kopieringsbeställningar görs.
Viloläge Projekt
Vanligtvis börjar viloläget när projektet har mottagits + 1-2 månader eller när garantiperioden slutar + 1-2 månader. Huvudsakligen lämnas användarbehörigheter till kundens egen organisation, och andra individer tas bort från projektets användare. Information och/eller dokument lagras/hämtas inte aktivt. Projektbankens funktioner fungerar normalt i viloläge. En länk till en Zip-fil med projektets dokument kan beställas. En användare som är administratör för projektet kan återställa projektet till aktivt tillstånd.
Arkiverat Projekt
Vanligtvis börjar det arkiverade tillståndet när dokument eller annan information inte längre behöver hämtas, lagras och delas. Arkiverat tillstånd innebär att projektets dokument inte kan laddas ner från projektet, och nya dokument och/eller information kan inte läggas till i projektet.
Det arkiverade projektet behålls på obestämd tid. Ett arkiverat projekt kan återaktiveras på begäran till Haahtela-kehitys Oy. Arkiverade projekt kan tas bort på begäran.